Dobro osmišljen motivacijski sastanak može zaposlenicima pružiti poticaj koji im je potreban za postizanje poslovnih ciljeva. Motivacijski sastanci mogu pomoći zaposlenicima da ispune nove ciljeve prodaje ili se oporave od spore četvrtine. Prije nego što uđete u planiranje sastanka, odredite proračun za njega. Ako niste sigurni koliko možete potrošiti, zamolite predstavnika za računovodstvo da ažurira izvješće o proračunu vašeg odjela za sastanke i događaje.
Budi obziran
Razmotrite radnu klimu i potrebe zaposlenika prilikom zakazivanja motivacijskog sastanka. Ako zaposlenici odgovore na nekoliko šefova, razgovarajte s drugim voditeljima odjela kako biste osigurali da sastanak ne ometa druge zadatke. Izbjegavajte zakazivanje motivacijskih sastanaka kada zaposlenici imaju iznimno teška radna opterećenja. Pokušajte ih ne planirati u petak popodne, kada su zaposlenici ometeni tijekom vikenda ili ponedjeljkom ujutro, kada se zaposlenici još uvijek namjeravaju smjestiti u svoj radni tijek. Ako trebate zakazati sastanak tijekom zauzetog vremena, planirajte ga zadržati kratko i do točke. Kako biste osigurali da soba za sastanke nije dvostruko rezervirana kada vam je potrebna, upozorite administrativni odjel vaše tvrtke ili rezervirajte putem sustava raspoređivanja.
Pružite hranu
Stara izreka "ako ih hranite, doći će", posebno vrijedi za radne funkcije. Pružanje hrane komunicira zaposlenicima da je sastanak važan i da se vrednuju. To ih potiče da pohađaju i povećavaju njihovu pozornost. I dalje možete pružiti hranu čak i ako nemate veliki proračun. Zaposlenici će očekivati veće rasipanje u vrijeme obroka, stoga nemojte planirati u blizini ručka i večere ako ne možete priuštiti puni obrok. Umjesto toga, poslužite krofne i kavu za jutarnji sastanak ili ukusne zalogaje popodne.
Napiši domaću zadaću
Specifični motivacijski sadržaj za vaš sastanak ovisit će o temi i poslovnom kontekstu. Bez obzira na situaciju, malo istraživanja može imati veliki utjecaj na vaš sastanak. Pročitajte izvješća o napretku tvrtke i povratne dokumente kako biste otkrili gdje su zaposlenici frustrirani, boreći se ili na drugi način nedostaju motivacije. Pribilježite nacrt sastanka i sve točke koje želite adresirati. Organizirajte bodove u tri ključna koncepta, koja će zaposlenicima biti lakše probaviti i zapamtiti. Na primjer, tri koncepta mogu biti "gdje smo bili, gdje smo i gdje trebamo ići".
Iskreno govorite
Iznad svega, budite izravni, pošteni i iskreni sa svojim zaposlenicima. Izbjegavajte cvjetanje govora i emocionalne taktike koje mogu ispasti neautentične. Umjesto toga, osnažite svoje zaposlenike tako da ih podsjetite na sve što su postigli. Na primjer, možete koristiti slajdove za power point koji naglašavaju najznačajnija postignuća i poboljšanja koje je tim napravio tijekom posljednjeg financijskog razdoblja kako bi ih motivirali da nastave poboljšavati. Potaknite zaposlenike da sudjeluju u procesu određivanja ciljeva odjela ili tvrtke. Na kraju sastanka pokažite svoju zahvalnost za njihov rad i prenesite svoje istinsko uvjerenje da oni mogu postići ili premašiti radne ciljeve.
