Nije neuobičajeno da vlasnici tvrtki i davatelji usluga podcjenjuju kupce. Na primjer, ako ste web-dizajner, a projektu na kojem radite potrebno je više vremena i truda nego što ste mislili, možda ćete htjeti naplatiti više. U tom slučaju ima smisla klijentu poslati debitni podsjetnik ili obavijest o zaduženju. Ovaj se dokument široko koristi u svim industrijama za postupno fakturiranje, bankovne transakcije i drugo.
Savjet
-
Memorandum terećenja ili zadužnica je obrazac koji izdaju prodavači kako bi obavijestili klijente da nisu naplaćeni ili naplaćeni. On ima ulogu upravljanja salda na određenom računu i ispravljanja pogrešaka u naplati.
Što je debitni memorandum?
Recimo da posjedujete digitalnu marketinšku agenciju, a jedan od vaših klijenata zahtijeva dodatne usluge nakon narudžbe.Možete izdati debitni dopis ili novi račun koji pokriva te usluge. Ako odaberete prvu opciju, potrebno je zabilježiti debitni zapis na mjesečnom izvješću o nepodmirenim potraživanjima.
Banke izdaju zadužnice kako bi obavijestile kupce o troškovima za isplate kredita, kamate, odbijene provizije, DDA debitne i kreditne troškove i tako dalje. Ovaj se dokument može koristiti i za naplatu provizije ili za nadoknadu preostalog iznosa na računu kupca. Razmislite o tome kao o neformalnom računu.
Dugovanja i kreditne obveze
Kao vlasnik tvrtke važno je da razumijete razliku između debitnih i kreditnih odobrenja. Potonji se koristi za smanjenje iznosa koji kupac duguje dobavljaču. Kupci bilježe ovo smanjenje u saldu njihovih obveza prema dobavljačima, dok dobavljači to bilježe u saldu njihovih potraživanja.
Općenito, tvrtke izdaju kreditno pismo kada su naknade koje se naplaćuju klijentu previsoke. Na primjer, tvornica može izdati fakturu od 2.000 USD za 200 jedinica robe u kojoj svaka jedinica košta 10 USD. Kupac obavještava tvornicu da je pet jedinica u kvaru. U tom slučaju, tvornica može izdati kreditnu potvrdu od 50 USD i zabilježiti transakciju u svojim računima potraživanja.
Iznos naveden u odobrenju može se vratiti kupcu ili primijeniti za kupnju. Kao i memorandum o zaduženju, ovaj dokument je obično za prethodni račun. Oba dokumenta imaju ulogu ispravljanja pogrešaka u naplati i pogrešaka fakture.
Kreiranje debitnog podsjetnika
Tekući zapis je relativno jednostavan za izradu. Prvo, odredite koliko novca vaš klijent duguje. Zatim odaberite format, kao što je uplatnica ili pisano pismo. U obavijest o zaduženju uključite sljedeće podatke:
- Ime klijenta i poslovne informacije
- Naziv tvrtke i podaci za kontakt
- Porezni broj vaše tvrtke
- Referentni broj klijenta (izborno)
- Broj i datum na računu
- Kratak opis kupljenih proizvoda ili usluga
- Iznos koji duguje kupac
- Uvjeti plaćanja, uključujući naknadu za zakašnjenja koja se može primijeniti
Navedite razlog zbog kojeg izdajete debitni dopis. Opišite što se duguje i zašto. Koristite profesionalni ton. Ako se obavijest o zaduženju odnosi na prethodni račun, u bilješku unesite njegov broj. Ovisno o postavkama, možete koristiti program za proračunske tablice, program za obradu teksta, softver za naplatu ili predloške zaduženja. Mnoge web-lokacije, kao što su Smartsheet, Template.net i Biztree, pružaju besplatne predloške koji se mogu prilagoditi vašim potrebama. Sve što trebate učiniti je ispuniti, preuzeti i ispisati obrazac.
Kada završite, pošaljite debitni dopis svojim klijentima. Ako ne plaćaju na vrijeme, izradite i pošaljite drugu obavijest o zaduženju. Razmislite o korištenju softverskog programa kao što je QuickBooks za vođenje točnih evidencija Vaših debitnih i kreditnih zapisa, faktura i drugih financijskih dokumenata.
