Nije svaki zaposlenik ispunio očekivanja. Kada se to dogodi, morate napisati disciplinsko pismo ili formalno prekinuti osobu u pisanom obliku. Neki zaposlenici mogu pasti tako daleko od vaših očekivanja da ćete se naljutiti, ali još uvijek morate napisati disciplinsko pismo u profesionalnom tonu jer je pismo tvrtka rekord i vaš način odražava na tvrtku. Nemojte složiti nedostatak profesionalnosti zaposlenika tako što ćete se ponašati na neprofesionalan način.
Upišite datum. Preskočite liniju i upišite ime zaposlenika i kućnu adresu na zasebne retke. Preskočite dodatnu liniju i upišite "Poštovani gospodine / gospođice. (Prezime)", a zatim dvotočku. Čak i ako su na ime ime s zaposlenika, morate napraviti dodatni napor da se profesionalno u situaciji u kojoj je zaposlenik zahtijeva disciplinu. Upotreba prezimena također pomaže u stvaranju udaljenosti, što je korisno kada je vijest negativna.
Započnite pismo objašnjavajući zaposleniku da njegova izvedba na poslu nije ispunila očekivanja, a zatim detaljno opisati probleme s njegovim radom na profesionalan i ne-emocionalan način. Ako je primjenjivo, navedite datume i vrijeme velikih incidenata kao što su kašnjenje ili nesreće. Pogledajte sva specifična pravila koja je zaposlenik prekršio.
Objasnite što će se dalje dogoditi. Ako disciplinirate zaposlenika, objasnite da je to njezino prvo upozorenje i da će naknadna kaznena djela zaslužiti daljnja upozorenja s težim posljedicama, kao što su suspenzija ili pucanje. Ako otkazujete zaposlenika, navedite datum stupanja na snagu i sve daljnje informacije koje će vam trebati, primjerice kada očekujete da će napustiti ured.
Navedite podatke o kontaktu u slučaju da ima bilo kakvih pitanja i navedite žalbeni postupak ako ga imate. Zahvalite zaposleniku na suradnji i, ako je prikladno, recite mu da mu poželite dobro u budućnosti.
Zatvorite slovo tako da upišete "S poštovanjem" i preskočite tri mjesta u retku. Upišite svoje ime. Ispišite pismo na memorandumu tvrtke i upišite svoje ime iznad upisanog imena.
