Tvrtke i organizacije koje već dugo postoje i obavljaju zadatke putem procesa koji su često nedokumentirani i nisu u potpunosti shvaćeni. Bilo da se radi o jednostavnom zadatku za čišćenje koji je s vremenom skup ili koji analizira velika proizvodna ili poslovna poduzeća, promatranje primjera poboljšanja procesa u drugim organizacijama može potaknuti uvid u to kako vaše poduzeće posluje.
Osnovno poboljšanje procesa
Jedan aspekt programa poboljšanja procesa je utvrđivanje uzroka problema. To se naziva analiza uzroka. Web stranica Management za ostatak nas navodi primjer analize uzroka u okruženju gradske vlade.
U ovom primjeru, grad je trošio previše na čišćenje ptičjeg izmeta s brončane statue u parku. Grad je pokušao s različitim premazima kako bi čišćenje učinio bržim i lakšim. Pokušavali su generatore buke da uplaše ptice. Kada je grad nekoliko dana pretrpio nestanak struje u parku, osoblje zaduženo za čišćenje kipa primijetilo je da na kipu ima manje izmetanja. Nakon analize, rukovodstvo je odlučilo uključiti svjetla za kip kasnije kasnije navečer. To je rezultiralo smanjenjem broja ptičjih izmeta i bržim, učinkovitijim čišćenjem. Svjetla u sumrak privlačila su kukce, na kojima se hrane ptice. Izmjenom rasporeda rasvjete privukli su manje kukaca oko kipa tijekom prirodnog vremena hranjenja ptica, što je rezultiralo smanjenjem broja ptičjih izmeta na kipu.
Učinkovitost računovodstva
Međunarodno društvo za poboljšanje performansi navodi primjer poboljšanja procesa u telefonskoj tvrtki. Poboljšanje je ostvareno u 500-članom računovodstvenom odjelu tvrtke, koji je obrađivao 3,5 milijuna telefonskih računa mjesečno u dva računovodstvena centra. Cilj poboljšanja procesa bio je smanjiti troškove naplate.
Kada su menadžeri stvorili cross-funkcionalne dijagrame tijeka različitih procesa, pojavio se niz problema u procesu rješavanja odbijenih provjera. Analiza je pokazala da su dva centra koristila različite procese za obradu odbijenih provjera. Te razlike u procesu pokazale su da bi središnji, automatizirani sustav mogao smanjiti vrijeme obrade i opterećenje u dva centra. Analizom postojećih i revidiranih procesa utvrđene su i situacije u kojima je računovodstveni odjel obavljao zadatke koji bi trebali biti, a zapravo su ih obavljali drugi odjeli, čime su povećani troškovi zbog dvostrukog napora.
Nadopunjavanje komponenti
Kao dio napora u procesu re-inženjeringa, veliki proizvođač kreirao je dijagrame procesa protočnih dijagrama različitih tvorničkih funkcija i zatim kreirao dijagrame procesa. Kada su gledali na način na koji su sastavljači napunili kante zatvarača, upravitelji su otkrili da će svaki sastavljač primijetiti da je kanta niska, da kantu odnesete na središnje mjesto i napunite kantu prije povratka u skupštinu. Svaki asembler napunio je kantu svaka dva do tri dana i trebalo je pet do deset minuta da dovrši zadatak. Svaki montažer uzimao je ekvivalent od 1 1/2 do dva radna dana godišnje kako bi ponovno napunio svoju opremu. S tisućama asemblera, kumulativna ukupna količina izgubljenog vremena sastanka bila je jednaka otprilike desetak zaposlenika koji su tijekom godine bili u stanju mirovanja. Ulažući u veliku košaricu za nošenje pričvršćivača, zaposlenika za guranje kolica i sustava žutih kartona kako bi ukazao na to da je montažer bio na niskom stupnju učvršćenja, tvrtka je uštedjela gotovo 500.000 dolara godišnje u izgubljenom vremenu.
