Postupak je poput recepta - skup uputa koje jasno navodi tko nešto radi, kada bi trebalo biti učinjeno, kako se to radi i kakav bi trebao biti rezultat. Navedite svaki korak u redoslijedu koji mora biti dovršen. Sastavite više postupaka u priručniku koji je organiziran prema opisu posla, odjelu, funkciji ili bilo kojem redoslijedu koji informacije čini dostupnim korisnicima priručnika. Nemojte brkati pravila s postupcima. Politike su pravila ili izjave o položaju; postupci su ono što ljudi slijede kako bi provodili politike.
Stavke koje su vam potrebne
-
Postojeća dokumentacija koja može biti resursni materijal
-
Stručnjaci za predmete koji znaju izvoditi postupke
Odlučite koje ćete postupke dokumentirati. Dva načina odabira sadržaja vašeg priručnika su anketiranje potencijalnih korisnika priručnika kako bi se saznalo koji su zadaci potrebni za razjašnjenje ili više informacija, ili možda želite napraviti popis operativnih problema koje možete riješiti s jasno definiranim postupcima.
Skupiti informacije. Osoba koja već obavlja zadatak je vaš najbolji izvor ako ne kreirate postupke od početka. Gledajte osobu kako izvodi zadatak i vodite bilješke, ili zamolite osobu da vam napiše sve korake uključene u zadatak, kao i savjete ili upozorenja naučena kroz iskustvo.
Utvrdite izgled vašeg priručnika. Format u dva stupca čini postupke jasnim i lako čitljivim. Nazovite svaku stranicu nazivom postupka i stavite ispod naslova popis ili paragraf svih činjenica koje ne spadaju u korak, kao što su učestalost postupka i savjeti ili upozorenja. Nakon toga postupak treba slijediti u tablici s dva stupca.
Napišite grubu skicu. U lijevom stupcu navedite osobu odgovornu za postupak. U desnom stupcu navedite redoslijed koraka koje osoba izvodi. Ako postupak uključuje više ljudi, svi bi trebali moći jasno vidjeti gdje se uklapaju u proces i što trebaju učiniti.
Ispitajte postupke. Nabavite nekoga tko nije upoznat s postupcima koji će ih slijediti iz nacrta. Važno je upotrijebiti nekoga tko je neiskusan, tako da osoba neće uzeti bilo kakve uobičajene prečace ili sjaje u nejasnim točkama koje drugi čitatelj ne bi razumio.
Revidirajte nacrt. Razjasnite, dodajte, izbrišite i preuredite korake sve dok se postupak ne može slijediti tko čita priručnik.
Objavite priručnik. Uključite sadržaj kako bi čitatelji mogli brzo pronaći postupke. Dodajte rječnik koji definira bilo koju terminologiju koja je neuobičajena ili specifična za vašu industriju.
Savjet
-
Nemojte koristiti elegantnu varijaciju riječi kako biste oživjeli pisanje. "Widget" je widget svaki put, a ne "stavka" ili "uređaj". Stalno opisivanje stvari može biti ponavljajuće, ali poboljšava jasnoću čitatelja.
