Omogućavanje zaposlenicima da kupuju bez smjernica mogu povećati troškove i smanjiti profitne marže. Mudra kupnja započinje kupnjom prave količine i kvalitete artikala po najpovoljnijoj cijeni, a zatim kreira postupak koji omogućuje praćenje procesa kupnje. Korištenje proračuna i uspostava standardnog postupka pregleda mogu otkriti tržišne trendove kako bi se iskoristile prednosti i strukture cijena koje bi inače mogle biti zanemarene.
priprema
Napišite popis u kojem se navode svi materijali i predmeti koje tvrtka treba kupiti. Grupirajte slične stavke zajedno i svakoj grupi dodijelite odgovarajući naslov. Na primjer, stavke kao što su olovke, zakonski jastučići i papir za kopiranje svi će ići pod naslovom "Uredski pribor". Kava, čaj, šalice i plastične žlice mogu biti navedene pod "Kuhinjski pribor". Stavke kao što su veziva, DVD-ovi i DVD-ovi mogu se nalaziti pod naslovom "Pakiranje".
Identificirajte sve odjele ili područja u tvrtki koja će kupovati zalihe i dokumentirati grupe stavki od kojih će svako područje kupiti. Na primjer, marketinški odjel možda kupuje od naslova "Pakiranje" i "Uredski pribor". Administrativno osoblje može biti jedino koje kupuje "kuhinjske potrepštine", ali će također kupiti "uredske potrepštine".
Planirajte proračun za kupnju za svaki odjel koristeći godišnji proračun tvrtke kao početnu točku. Postavite mjesečni proračun za kupnju svakog odjela - to može uključivati sudjelovanje svakog voditelja odjela u konačnom odobrenju.
Prikupite informacije o dobavljaču, kao što su naziv tvrtke, adresa, telefonski brojevi, osoba za kontakt i broj računa vaše tvrtke. Povežite svaku stavku koju ste kupili s određenim dobavljačem ili dobavljačima. Mudro je imati popis dobavljača za svaku stavku koja je duboka tri, tako da ako preferirani dobavljač nije na zalihi, postoje rezervni dobavljači za odlazak. Imati više od jednog dobavljača za kupnju sprečava kašnjenja u naručivanju. To je osobito važno u poduzećima gdje se dijelovi ili druge stvari moraju naručiti i primiti pravovremeno kako bi se ispunili rokovi.
Uspostavite odnose s dobavljačima kako biste dogovorili popuste na cijene i upravljali posebnim narudžbama. Određeni prodajni predstavnik unutar tvrtke dobavljača može primiti i ubrzati hitne naloge ili kratka vremena proizvodnje.
Postupci pisanja
Napišite postupak korak-po-korak za svaki odjel koji će slijediti prilikom kupnje. Razmotrite kako će se zatražiti, odobriti, naručiti, primiti, isporučiti i platiti kupnja. Razmotriti uspostavu ograničenja za kupnju za različite razine zaposlenika i osoblja. Uključite procedure za ad-hoc kupnje, opcije plaćanja i kupnje koje mogu zahtijevati odgovor od drugih odjela. Primjerice, kupnja novih računala od strane administrativnog odjela zahtijevat će uključenost i doprinos IT odjela za kupnju instalacijskih stavki, kao što su kabeli, modemi i usmjerivači.
Formulirajte korak-po-korak proces za upravljanje papirologijom u procesu nabave. Ovisno o potrebama poslovanja, elektronički postupak kupnje umjesto papirnatog može biti potreban.
Osmislite obrasce potrebne za svaku kupnju ili kupite standardne obrasce ugovora od dobavljača uredske opreme. Obrasci mogu uključivati obrazac zahtjeva za kupnju s prostorom za autorizaciju, obrazac za narudžbu koji se šalje dobavljaču, obrazac za primanje stavki u glavnom skladištu i drugi koji priznaje dostavu odjelu koji traži.
Osmisliti proces za upravljanje pritužbama i odgovornostima, pregledati odnose s dobavljačima i strukture popusta, nadzirati nabavne proračune i pregledati i poboljšati proces nabave. Ugađanje i modificiranje procesa kupnje može proizvesti bolje povrate ako se pristupi metodički. Tromjesečni i godišnji pregledi mogli bi pridonijeti konačnom rezultatu tvrtke.
Napravite priručnik o postupcima nabave koji opisuje vodič korak po korak koji će osoblje pratiti. Priručnik bi trebao pružiti jasne korake koje svaki član osoblja mora slijediti kako bi zatražio, dobio odobrenje i dao nalog za kupnju. Također bi trebao identificirati one koji će upravljati procesom i ovlašteni su odobriti kupnju, kao i popis odobrenih dobavljača i popis obrazaca koji prikazuju fizičku lokaciju obrazaca ili gdje se nalaze u računalnoj mreži tvrtke.
