Federalni zakon o radu zahtijeva od poslodavaca da vode točnu evidenciju radnog vremena zaposlenika. Nakon što zaposlenici prate svoje sate s vremenskom karticom, bez obzira da li se koriste satom ili rukom pisanim dokumentom, poslodavac se mora pridržavati određenih pravila navedenih u Zakonu o poštenim radnim standardima (FLSA).
Vođenje evidencije
Informacije koje su zabilježene na kartici zaposlenika prikazane su kao službeni dokument. Točne informacije koje treba čuvati u zapisniku nisu strogo određene, međutim, američko Ministarstvo rada predlaže uključivanje punog datuma u danima koji su radili s vremenom i vremenskim ograničenjem jasno navedenim, zajedno s ukupnim radnim satima za svaki dan. Vremenske kartice za svakog zaposlenika moraju se čuvati najmanje dvije godine. Ministarstvo rada zahtijeva od poslodavaca da čuvaju arhive za inspekciju. Zapise čuvajte na lako dostupnom mjestu jer ćete možda morati dati dodatne informacije na temelju podataka navedenih na svakoj vremenskoj kartici. Držite evidenciju zaposlenika dvije godine čak i ako ta osoba više nije zaposlena.
Tijekom vremena
Točno vođenje evidencije radnog vremena korištenjem vremenske kartice bitno je u određivanju jesu li vaši zaposlenici zaslužni za prekovremeni rad. Radnici imaju pravo na dodatnu naknadu za bilo koje vrijeme prijavljeno na vremenskoj kartici koja prelazi 40 u određenoj radnoj nedjelji. FLSA opisuje radni tjedan kao sedam uzastopnih 24-satnih dana, koji mogu započeti bilo koji dan u tjednu koji odaberete ili ukupno 168 neprekidnih sati. Zaposlenik mora biti plaćen, minimalno, stopom od 1 1/2 puta bez obzira na uobičajenu satnicu za svaki sat prekovremenog rada. Neki radnici su izuzeti od pravila prekovremenog rada, kao što su određeni tipovi prodavača, izvršni i profesionalni zaposlenici, poljoprivrednici i drugi. Više informacija o izuzećima zaposlenika potražite u donjoj poveznici u odjeljku resursa.
Pisana politika
Razvijte standarde za koje očekujete da će se vaši zaposlenici pridržavati kada se radi o snimanju radnog vremena, kao što je točno vrijeme početka i odlaska, koliko sati moraju raditi svaki dan i koliko vremena se daje za pauze. Pobrinite se da svaki radnik zna da je pogrešno snimanje sati koje su radili ili namjerno probijanje satnice suradnika zabranjeno. Navedite koje ste disciplinske mjere poduzeli ako se ti postupci ne poštuju, uključujući i moguće prekid. U slučaju da vas zaposlenik zakonski preispituje tijekom vremena za koje su plaćeni, davanje smjernica koje objašnjavaju vaš postupak dokumentiranja radnog vremena bit će od velike pomoći u pružanju pomoći vašoj strani.
