Naplata korisnicima i klijentima nije uvijek glatka. Ako se ispostavi da je račun previsok ili prenizak, tvrtka može izdati dugovni ili kreditni memorandum kako bi ga ispravila. Banke koriste memorandume za usklađivanje poslovnih računa. Tvrtka na primitku bilješke može je upotrijebiti za praćenje koliko će prilagoditi svoje knjige računa.
Fakture: zaduženje protiv kredita
Pretpostavimo da pozovete vodoinstalatera u svoju tvrtku i postavite ih da rade na kupaonicama. Vodoinstalater napiše račun, ali postoji pogrešna procjena. Tvrtka može izdati memorandum o terećenju ako podbacuje vama ili odobrenju ako prekomjerno naplaćuje. Također može izdati izmijenjeni račun s točnim ukupnim iznosom.
U memorandumu treba objasniti zašto se račun mora prilagoditi. Na primjer, kreditno pismo dobavljača može navesti da je račun izmijenjen jer ste vratili dio naručenih proizvoda. Ako ste već platili prije nego što primite kreditno pismo, možete zatražiti plaćanje u gotovini ili ga koristiti za popust na sljedeću narudžbu.
Ako još niste platili račun, snimite podsjetnik tako što ćete prilagoditi svoje obveze. Prodavatelj isto tako to bilježi kao usklađenje potraživanja.
Podsjetnici i banke
Banke također koriste kreditne i debitne zapise, kao stavke u izvodima poslovnih banaka. Možete primijetiti debitni dopis ako banka mora teretiti Vaš račun za naknade kao što su nedovoljna sredstva, troškovi usluge ili troškovi tiskanja čekova. Možda ćete dobiti kreditno pismo za zarađene kamate na računu.
Morate uključiti iznose iz debitnih i kreditnih odobrenja u vaše financijske evidencije. To činite svaki put kada svoje knjige uskladite s bankovnim izvodom. Na Vašoj bilanci bilješka će povećati ili smanjiti Vaš novčani račun, kao i utjecati na druge, kao što su razni troškovi ili zarađene kamate, ovisno o tome da li račun raste ili se smanjuje.
Interni podsjetnici
Ponekad je debitno ili kreditno pismo korisno za vaše interne operacije. Tvrtke izdaju kreditne i debitne zapise kada očiste mali saldo na računu. Pretpostavimo da je vaš klijent preplatio $ 5 na posljednjoj narudžbi. Šaljete mu povrat novca, a zatim prilagodite svoje račune kako bi odražavali gubitak od 5 USD.Memorandum ovlašćuje vaše računovođe da izvrše promjenu na njegov račun.
