Prebacivanje s ručnog na računalno računovodstvo je korak po korak proces koji se može postići jednostavno i učinkovito. Ako je to kraj fiskalne godine, možete početi s početkom nove fiskalne godine. Nema potrebe unositi podatke iz prethodnih razdoblja, osim financijskih izvještaja na kraju godine. Ako nije kraj godine, morate odlučiti želite li čekati do kraja godine ili unijeti u sustav sve detaljne podatke do te točke u godini.
Istražite i odlučite o računalnoj opremi koja će vam trebati za kompjutorizirani računovodstveni sustav. Većina računala danas ima kapacitet za off-the-shelf računovodstveni paket za male tvrtke. Provjerite ima li vaše računalo tvrdi disk s nekoliko gigabajta prostora za pohranu. Kako vrijeme prolazi, kompjutorizirani zapisi će rasti i želite da računalo traje nekoliko godina. Također ćete htjeti program za obradu teksta i proračunske tablice, kao i mogućnost Interneta i e-pošte.
Postavite opremu računala i uspostavite internetsku vezu. Ovaj korak je važan jer će svi paketi računovodstvenog softvera imati online pomoć ako naiđete na problem. Isto tako, kao dio vašeg postavljanja računala uspostavite način sigurnosnog kopiranja datoteka. Trebali biste sigurnosno kopirati podatke svaki dan ili čak češće kada radite na nečemu kritičnom. Datoteke se mogu jednostavno kopirati na prijenosne pogone. Važno je shvatiti da je računovodstveni sustav baza podataka iz koje se po potrebi prikupljaju informacije.
Istražite i odlučite koji je softverski paket računovodstva najbolji za vaše poslovanje. Većina malih tvrtki radi dobro s out-of-the-box programskim paketom, kao što su QuickBooks ili Peachtree.
Programski paket postavite tako da slijedite ugrađene izbornike. Uspostavite kontni plan za vašu glavnu knjigu. Postavite bankovne račune i dodajte sve potrebne informacije o dobavljačima i klijentima.
Unesite detaljne transakcijske podatke potrebne za ažuriranje računalnih knjiga. Morat ćete unijeti financijske izvještaje na kraju godine iz prethodne godine kao početne bilance za tekuću godinu. Zatim unesite detaljne podatke o transakciji za svaki mjesec u tekućoj godini dok ne budete ažurirani. Ako je kraj godine, jednostavno postavite početne bilance za novu godinu i radite naprijed, unoseći računovodstvene podatke kao transakcije i događaje. Sada radite na kompjutoriziranom računovodstvenom sustavu.
Odlučite želite li u sustav unijeti financijske izvještaje prethodne godine. Kako biste osigurali povijest u kompjuteriziranim zapisima, možete dodati financijska izvješća iz prethodnih godina. Možete to učiniti mjesečno, tromjesečno ili godišnje unazad nekoliko godina. Nema potrebe dodavati detaljne podatke o transakciji u povijest, ali bi trebao postojati trag koji se vraća na ručne zapise.
