Kada vodite malu tvrtku, često ste zaduženi za sve. Od financija do ljudskih resursa do marketinga, vjerojatno nosite mnoge šešire. To može biti izazov kada nemate specifično iskustvo u tim područjima. Srećom, mnogi financijski zadaci mogu biti samouk uz pomoć resursa koji se nalaze na internetu ili preko lokalnih malih poslovnih vijeća. Jedan od najvažnijih zadataka je postavljanje proračuna i određivanje diskrecijskih i fiksnih troškova.
Proračun i poslovni planovi
Proračun je jedan od ključnih aspekata upravljanja malim poduzećem. Kako biste se kvalificirali za kredit ili dobili odobrenje upravnog odbora, vjerojatno ćete trebati proračun i poslovni plan. Plan služi kao financijska mapa puta za vašu tvrtku u godinama koje dolaze. Čak i ako ste samostalni poduzetnik, osmislite poslovni plan kako biste imali dobru predodžbu o tome gdje će vam novac ići u budućnosti. Možda će vam trebati i poslovni plan ako podnesete za određene zakonske poslovne oznake, kao što je korporacija koja zahtijeva upravni odbor ili za potrebe osiguranja.
Većina poslovnih planova sadrži troškove koje možete kontrolirati i troškove koje ne možete. Ti su troškovi poznati kao diskrecijski fiksni troškovi i fiksni troškovi. Na mnogo načina, oni su slični željama i potrebama koje vam mogu biti poznate u vašem osobnom proračunu. Međutim, oba se smatraju određenim u određenoj mjeri, dok su vaše osobne želje, poput odlaska u kino, mnogo fleksibilnije. Dobar smisao za koje su stavke u proračunu tvrtke određene i koje se mogu mijenjati pomoći će u određivanju profitabilnosti vašeg poslovnog plana.
Koji su diskrecijski fiksni troškovi?
Diskrecijski fiksni trošak je onaj koji je potreban trošak samo za određeno vremensko razdoblje ili sredstvo koje je povremeno nepotreban trošak, ali nužno u drugim slučajevima. U većini slučajeva, diskrecijski fiksni troškovi mogu se lakše eliminirati ili smanjiti nego fiksni fiksni troškovi. Također, imaju manji utjecaj na profitabilnost tvrtke ako su smanjeni ili smanjeni.
Troškovi koji spadaju u ovu kategoriju nisu oni koji se mogu trajno eliminirati. Umjesto toga, oni su obično troškovi koji su privremeno smanjeni ili izdvojeni kako bi pomogli s kratkoročnim ishodom. Međutim, s vremenom, uklanjanje diskrecijskih fiksnih troškova može na razne načine naštetiti vašem poslovanju, od smanjene izloženosti robnoj marki do neizgrađenih zaposlenika do smanjenja rezultata istraživanja i razvoja. Vaša tvrtka uvijek treba ostaviti prostor u proračunu za diskrecijske fiksne troškove iz tog razloga.
Koje su izvršene fiksne troškove?
Izvršeni fiksni troškovi su oni troškovi koje ne možete jednostavno eliminirati iz svog proračuna. To su troškovi koji su nužni, budući da vam je potrebna roba ili usluge koje podržavaju te troškove kako biste vodili poslovanje. Na primjer, tvrtka koja proizvodi majice treba tvornicu i tkaninu prije nego što može početi proizvoditi košulje. Tvrtka koja pruža bilo koju vrstu usluge obično treba ured kako bi omogućila sastanke klijenata i mjesto za zaposlenike.
Razdoblje predanosti za počinjene fiksne troškove obično je dulje nego za diskrecijske troškove. Primjerice, najam uredske zgrade najvjerojatnije će vrijediti nekoliko godina. Odluka o raskidu sporazuma takve prirode često dovodi do gubitka prihoda zbog kazni. Često je slučaj da čak i ako želite eliminirati troškove u ovoj kategoriji, to možda neće biti financijski izvedivo.
Osim toga, sama priroda Vašeg poslovanja vjerojatno će otežati mijenjanje Vaših fiksnih troškova nakon što se ustanove. Ako proizvodite robu ili pružate usluge na određenom mjestu, obično ne možete samo zatvoriti dućan i preseliti se bez značajnog financijskog gubitka. Restoran, na primjer, mora biti smješten u objektu s komercijalnom kuhinjom i prostorom za blagovanje kako bi zakonito radio. Premještanje bi zahtijevalo da se posao zaustavi, a zatim ponovno pokrene nakon što se pronađe novi objekt.
Zbog poteškoća s promjenom bilo kojeg aspekta fiksnih troškova, najbolje je pažljivo razmotriti te odluke. Savjetovanje s odvjetnicima, financijskim savjetnicima, upravnim odborima i područnim komorama je mudro prije donošenja dugoročnih obveza.
Primjer fiksnih troškova
Budući da se fiksni fiksni troškovi definiraju kao oni koji odlaze i teku tijekom dugih vremenskih razdoblja, oni se mogu uvelike razlikovati ovisno o vrsti posla koji obavljate. Neke uobičajene vrste troškova koji spadaju u ovu kategoriju uključuju reklamne kampanje, obuku osoblja, odnose s investitorima, odnose s javnošću i istraživanja, kontrolu kvalitete, održavanje i napore u poslovnom razvoju. Drugi primjeri fiksnih troškova uključuju naknade za održavanje web-mjesta, troškove osiguranja, plaćanje poslovnih kredita ili otplate na bilo koju vrstu poslovne imovine.
Kao što možete zamisliti, smanjenje kratkoročnih reklamnih kampanja može imati vrlo mali utjecaj na vaše profitne marže. Međutim, ako biste u potpunosti izrezali proračun za oglašavanje, vaša će tvrtka vjerojatno tijekom vremena smanjiti maržu. Slično tome, privremeno smanjenje sredstava izdvojenih za kontrolu kvalitete moglo bi biti dobar izbor za kraće vremensko razdoblje. U dugoročnijem financijskom planu, međutim, ukidanje bilo kakvih postupaka kontrole kvalitete gotovo bi sigurno imalo štetan učinak na ugled vašeg poslovanja i na kraju na dobit.
Primjer fiksnih troškova
Budući da su fiksni troškovi ispunjeni onima koji se ne mogu eliminirati iz krajnjeg rezultata tvrtke, oni su često stavke s većim brojem ulaznica. To može uključivati najam uredskog prostora, kupnju stroja potrebnog za rad vaše tvrtke ili komunalnih plaćanja. Svi ovi troškovi nužni su za kontinuiranu funkciju poslovanja, te se stoga ne mogu eliminirati. U većini slučajeva također nije moguće smanjiti te troškove na bilo koji značajan način.
Prilikom razmatranja fiksnih troškova važno je uključiti dodatne naknade ili naknade koje će naposljetku doći kao rezultat početne kupnje. Na primjer, ako kupite poslovnu zgradu za 100.000 dolara, ali morate platiti mjesečnu naknadu za održavanje od 250 dolara za izvršni park, trebate uključiti i drugi trošak kao dio predviđenog proračuna fiksnih troškova. Isto tako, ako se vaš restoran otvara na novoj lokaciji, osiguranje od komercijalne odgovornosti koje ćete trebati za taj fizički dućan treba smatrati fiksnim troškom. Potrebno je uzeti u obzir sve povezane troškove koji mogu nastati kao rezultat fiksnog troška.
Koja je razlika između izvršenih fiksnih troškova i potonjeg troška?
Iako postoje neke sličnosti između fiksnih troškova i nepovratnih troškova, uvjeti nisu zamjenjivi. (Imajte na umu da se nepovratni trošak može nazvati i naslijeđenim troškom.) Dok je ugovoreni fiksni trošak onaj koji se ne može ukloniti iz proračuna i još uvijek omogućuje pokretanje poslovanja, nepovratni trošak je onaj koji ne može biti na bilo koji način oporavila nakon što je plaćena.
Primjer nepovratnog troška je reklamna kampanja za novu uslugu. Recimo, na primjer, da je rukovodstvo vaše tvrtke smatralo da predložena ponuda pokazuje golemo obećanje, a 50.000 USD dodijeljeno je oglašavanju ciljanim klijentima. Međutim, nakon što je kampanja završena, nije bilo pomaka od novih ili sadašnjih klijenata do usvajanja usluge. Prodajni tim nije uspio uvjeriti kupce da se prijave i usluga je stoga otpisana s popisa ponuda. Zbog neuspjelog lansiranja, 50.000 dolara potrošenih na oglašavanje smatralo bi se nepovratnim troškom. Novac u ovom primjeru je potrošen i nije se mogao vratiti.
Nasuprot tome, fiksni fiksni trošak bi bio da ste predložili istu novu uslugu i da su mnogi klijenti bili zainteresirani; prodajni tim je uspio dogovoriti brojne potpisane ugovore na temelju nove usluge. Kako bi se osigurali obećani rezultati, potrebno je kupiti stroj od 50.000 dolara. U ovom slučaju, stroj će se smatrati posvećenim fiksnim troškom, jer ga vaša tvrtka apsolutno mora imati kako bi nastavila poslovati s kojim se obvezala.
Kako račun za diskrecijsko vs. Izvršeni fiksni troškovi
Ako vam financijski softver vaše tvrtke nudi mogućnost razlikovanja diskrecijskih i ugovorenih fiksnih troškova, to je sjajan način da odvojite te dvije stavke i zadržite proračun na pravom putu. Ako ne koristite program s tom mogućnošću, možda ćete moći postaviti vlastitu proračunsku kategoriju koja se koristi isključivo za diskrecijske troškove. Razmotrite prošlu potrošnju u svakoj kategoriji prilikom izrade novog proračuna. Potražite područja u kojima možete smanjiti troškove diskrecije, ali budite realni. Proraèunajte iznos koji dopušta nekoj prostoriji za pomicanje naprijed. Nikad ne budite budžet točno onoga što ste proveli u prošlosti, jer to može dovesti do prisilnog smanjenja diskrecijskih troškova prema dolje ako se potrebna sredstva jednostavno ne mogu dobiti. Tijekom vremena, ovi rezovi mogu naškoditi vašem poslu.
Kada je riječ o fiksnim troškovima, proračun može biti lakši. Već znate koliko novca ćete potrošiti u određenim kategorijama svaki mjesec jer je to priroda takve financijske obveze. Ipak, uključite malo novca iznad i izvan fiksnih troškova kao scenarij pravednog slučaja.
Svakako zabilježite svaki pojedinačni trošak koji imate, bez obzira na to koliko je mali. To je jedini način da se osigura točnost budućih ažuriranja proračuna i poslovnih planova. Morat ćete znati koliko možete izdvojiti za diskrecijske fiksne i ugovorene fiksne troškove, stoga kategorizirajte ono što sada trošite na lakše vrijeme u budućnosti. Održavanje Vaših nepromjenjivih fiksnih troškova na najnižoj mogućoj razini i upravljanje bez nepotrebnih nepromjenjivih fiksnih troškova siguran je način da održite niske troškove i budžet na putu.
Fiksni vs. Varijabilni troškovi
Prilikom izrade proračuna ili poslovnog plana važno je uzeti u obzir i fiksne troškove u odnosu na varijabilne troškove. Varijabilni troškovi razlikuju se od diskrecijskih i ugovorenih fiksnih troškova jer se često mijenjaju svaki mjesec. Na primjer, ako vaša tvrtka koristi oglašavanje na društvenim medijima i plaća po kliku, možda ćete u nekim mjesecima potrošiti 100 USD, dok se drugima naplaćuje više od 1.000 USD. Ovaj trošak u potpunosti ovisi o tome koliko je oglas učinkovit i koliko ljudi odabire kliknuti na njega.
Neki troškovi mogu biti fiksni ili varijabilni, ovisno o strukturi Vašeg poslovanja. Na primjer, iznos novca koji dugujete na platnom popisu svaki mjesec može biti fiksni trošak ako su vaši zaposlenici plaćeni i plaćaju iste iznose bez obzira na to koliko sati rade. Ako se vaše osoblje sastoji od prodavača na temelju provizije ili radnika na satu, međutim, mjesečni izdaci za plaće vjerojatno će varirati. U slučajevima kao što je ovaj, mudro je izdvojiti dodatni novac kako bi se objasnile oseke i tokovi koje možete očekivati.
