Unutarnje kontrole su politike i procedure koje tvrtke koriste kako bi spriječile pogreške i prijevare, koje mogu uključivati krađe, pronevjere, favoriziranje ili matematičke pogreške u financijskim dokumentima. Ne morate biti ovlašteni računovođa ili ste financijski sposobni uspostaviti korisne interne kontrole u svom poslovanju ili postaviti pravila za svoje zaposlenike.
Provjerite sugovornike i ovlaštene potpisnike
Jedna od najčešćih unutarnjih kontrola za male poduzetnike je uvjet da čekovi budu zajednički potpisani. To sprječava jednu osobu da sam napiše ček ili odobri neprikladno plaćanje. Ako vaša tvrtka svaki mjesec piše više čekova, možda ćete morati uspostaviti pravilo koje zahtijeva samo dva potpisa na čekovima koji su veći od određenog iznosa u dolarima, kao što je $ 500. Provjerite imate li u banci potpisnu karticu s potpisima ovlaštenih potpisnika. To banci omogućuje provjeru potpisa prije plaćanja bilo kakvog čeka.
Usklađivanje banaka
Mnoge tvrtke bilježe sva svoja plaćanja i primitke u glavnoj knjizi, što je evidencija o financijskim transakcijama tvrtke. Unosi u glavnoj knjizi temelje se na pisanim čekovima, plaćenoj gotovini i gotovini, elektroničkim depozitima ili primljenim plaćanjima kreditnom karticom. Da biste uočili pogreške u matematici i lažne unose, izvršite usklađivanje banaka svaki mjesec, uspoređujući bankovni izvod s glavnom knjigom. Vaš bankovni izvod će uključivati sve uplate koje ste izvršili ili primili elektroničkim putem i prikazali sve uplate koje ste izvršili. Također će uključivati sve bankovne naknade koje ste platili, što će vam omogućiti da ih uključite u glavnu knjigu.
Postupci nabave
Da biste bili sigurni da ćete dobiti najviše vrijednosti prilikom kupnje, stvorite unutarnju kontrolu koja postavlja pravila za kupnju. To može uključivati samo korištenje odobrenih dobavljača, zahtijevajući konkurentne ponude od izvođača ili provođenje provjere cijena od nekoliko dobavljača prije nego što odaberete jednu. To može uključivati zahtijevanje od vašeg voditelja ureda da provjeri online cijene u nekoliko uredskih trgovina prije naručivanja uredskog materijala, namještaja ili druge opreme.
Politike naknade
Stvorite formalnu politiku rashoda za zaposlenike kako biste smanjili visoke troškove putovanja, smještaja, zabave i obroka. Ako dopustite zaposlenicima da sami rezerviraju svoje putovanje i smještaj pri pohađanju konferencija ili sajmova, mogli bi rezervirati letove i sobe koje im donose najviše nagradnih bodova, umjesto da odaberu najniže cijene rezervacija. Zahtijevati da svi putni troškovi budu unaprijed odobreni od strane nadzornika i da svi obrasci za povrat troškova uključuju račune.
revizije
Nakon što je treća strana pregledala kupnju, financijsku evidenciju, vremenske listove, naknade troškova i druge poslovne aktivnosti, možete uočiti i smanjiti pogreške i prijevare. Unutarnje revizije omogućuju jednom zaposleniku ili odjelu da preispita rad drugog. Vanjska revizija dovodi vanjskog izvođača ili tvrtku da pregleda rad vašeg osoblja. To može uključivati unajmljivanje ovlaštenog javnog računovođe za pregled vaših knjiga svaki mjesec ili kvartal. Izvršavanje pregleda inventara može vam pomoći u otkrivanju da li imate problema s krađom, prekomjernom isporukom ili prekidom.
