"Želim to izvješće na mom stolu odmah u ponedjeljak ujutro!" bijesan šef vrišti na svoju potresenu podređenu osobu u filmovima, TV emisijama, knjigama i vjerojatno više od nekoliko stvarnih poslovnih okruženja. Umjesto da vas zastraši ideja sastavljanja izvješća, pozdravite je kao priliku da predstavite svoj rad. Poslovna izvješća su ključni dokumenti jer objašnjavaju često složene točke, probleme ili istraživanja jasno i sažeto. Izvješća ukazuju na pozornost jer su službena. A budući da pišete izvješće, odlučujete što ćete staviti u njega.
Što je poslovno izvješće?
Opipljiv dokument. Businessdictionary.com definira a izvješće kao "dokument koji sadrži informacije organizirane u narativnom, grafičkom ili tabelarnom obliku, pripremljen na ad hoc, periodičan, ponavljajući, redoviti ili na zahtjevnoj osnovi."
Činjenica da je poslovno izvješće dokument samo naglašava njegovu važnost. Iako možete biti na dnevnom redu sastanka kako biste dali izvješće o imovini stečenom tijekom tromjesečja, tijekom i nakon prezentacije, morat ćete se pozvati na izvješće o poslovanju, a kopiju možete dostaviti i onima koji su prisutni. Sjećate li se strašnih izvješća o knjizi koje ste morali obaviti u školi? Čitajući knjigu bio je prvi korak, onda ste morali napisati sinopsis onoga što ste pročitali. Ponekad ste čak morali predstaviti izvješće cijelom razredu. Ali da vam pomognemo, imali ste opipljivo izvješće u ruci na koje se možete osvrnuti. Tako je važno izvješće.
Snimak na vrijeme. Poslovno izvješće je kompilacija činjenica i statističkih podataka o određenom aspektu poslovanja. Obično je to trenutni snimak, izvještavanje o određenom razdoblju. Na primjer, godišnje izvješće obuhvaća važne financijske podatke i događaje koji pružaju financijsku sliku za tu godinu, dok kvartalno izvješće pokriva određeno tromjesečje godine.
Većina izvješća, bez obzira na vrstu ili svrhu, pokriva određeno razdoblje. Financijska izvješća pokrivaju određeno razdoblje. Financije tvrtke variraju od godine do godine i iz mjeseca u mjesec. Čak i izvješće o dostupnim proizvodima je točno samo za određeni vremenski period, budući da se uvode novi proizvodi, a stariji se ukidaju.
Formalno ili neformalno. Ovisno o svrsi i tko će to vidjeti, izvješće može biti formalno ili neformalno. Formalna izvješća su ona koja će biti vidljiva i pregledana od strane šefova, višeg rukovodstva, klijenata, potencijalnih klijenata ili investitora ili čak javnosti. Kao i sva izvješća, ona bi trebala biti dobro napisana i prikazana bez pogrešnih pogrešaka ili pogrešaka, lako ih je shvatiti i precizna za peni.
Ne manje važna su i neformalna izvješća. Zaposlenicima koji moraju popuniti svoja izvješća o troškovima, oni su od najveće važnosti. Obično neformalna, ova izvješća sadrže opise, datume i dolarske iznose unesene u obrazac tvrtke. Ako zaposlenici ne popunjavaju izvješće temeljito i na vrijeme, možda im se neće nadoknaditi avionske karte, taksiji i klijenti koji su platili na svom nedavnom poslovnom putovanju.
Izvješća drugim imenima. Mnoga, ako ne i većina, poslovnih izvješća ne nazivaju se izvješćima. To mogu biti izjave kao što su račun dobiti i gubitka ili račun dobiti i gubitka ili druga financijska izvješća kao što su bilance. Ili su to pregledi proračuna ili projekcije prodaje.
Razlozi za korištenje poslovnih izvješća
Da biste pripremili izvrsno izvješće, dobro je razumjeti za što će se izvješće koristiti.
Rezimirati. Izvješća pomažu objasniti kompliciranu ideju, proces ili financijsko stanje tvrtke na jasan i razumljiv način. Mjeseci prikupljenih podataka, ili godina istraživanja, mogu se sažeti u kratkom izvješću. Naravno, možda neće imati sve detalje koji su otkriveni u istraživanju, ali će izvješće dati onima koji pročitaju izvješće sažeti pregled istraživanja ili podataka.
Pojednostaviti. Ljudi koji će pregledati vaše izvješće možda neće imati vremena, želje ili vještine da procijene sve podatke i istraživanja koja stoje iza toga. U svakom slučaju, oni imaju svoj posao. Vaše izvješće daje im ono što trebaju znati.
Razjasniti. Ako bi 10 ljudi pročitalo i pregledalo sve podatke i rezultate istraživanja koje ste prikupili, došli bi do različitih zaključaka. Vaše izvješće osigurava da svi rade s iste točke gledišta jer im dajete sve iste podatke.
Uvjeriti. Recimo da vaša tvrtka želi uvjeriti investitore da ulože kapital za financiranje nove ideje. Vaše će izvješće biti uključeno u poslovni plan koji će se podijeliti s investitorima. Drugi će suradnici sastaviti izvješće o dobiti i gubitku tvrtke i druga izvješća o financijskom statusu, ali vaše će izvješće biti projekcija prodaje u kojoj se navodi gdje tvrtka vjeruje da su neiskorištena tržišta i prodaja koju bi mogli ostvariti. Financijska izvješća su važna, ali vaše je izvješće ono koje bi moglo uvjeriti investitore na ogradi da dođu na brod ili ne.
Dokaži točku. Poslovna izvješća često se koriste kada se moraju donositi teške odluke, kao što je pitanje smanjiti broj zaposlenih, što može uključivati otpuštanja. Nitko ne želi ići u tom smjeru, ali kad je izvješće pred njima, pokazujući stalan pad dobiti u usporedbi s troškovima kao što su plaće, jasno je što treba učiniti. Ili, s pozitivne strane, izvješća mogu pokazati može li se tvrtka proširiti na nove uzbudljive smjerove.
Riješiti problem. Bili ste na sastancima na kojima se razgovori o problemu vrte okolo bez dolaska do održivog rješenja. Ali, ako dijelite svoja izvješća na velikom projekcijskom platnu, svi gledaju na isto pitanje u isto vrijeme. Pregledavanje opipljivog dokumenta, sa tablicama i grafikonima koji pokazuju gdje situacija stvarno stoji, omogućuje svima da zajedno analiziraju isti materijal i zajedno dođu do rješenja.
Vrste poslovnih izvješća
Postoji beskonačan broj poslovnih izvještaja koji se mogu pisati, pogotovo zato što možete napisati vlastito prilagođeno izvješće i nasloviti ga kako želite. Općenito, međutim, poslovna izvješća spadaju u četiri kategorije: objašnjavajuće, analitičke, napredne i pravne. Naravno, mogu se i preklapaju. Izvješće o napretku, na primjer, također može biti objašnjivo. Ali njegova je primarna svrha dati najnovije informacije o situaciji.
Objašnjenja. Neki poslovni izvještaji napisani su kako bi objasnili situaciju ili temu tako da je svatko može razumjeti. Na primjer, možete napisati izvješće s objašnjenjima kako biste objasnili istraživanje koje ste poduzeli. Ako predstavite samo tablicu s rezultatima vašeg istraživanja, prirodno ćete biti zasićeni pitanjima o razlogu istraživanja, vašoj metodologiji, veličini uzoraka i još mnogo toga. Dakle, umjesto samo tablice rezultata, trebate početi sa kratkim navođenjem razloga zbog kojih ste se bavili istraživanjem i načinom na koji ste to učinili, kao što su korištenje telefonskih ili poštanskih anketa, praćenje podataka u određenom vremenskom razdoblju ili bez obzira na metodologiju. Zatim objašnjavate rezultate vašeg istraživanja pomoću tablice, dijagrama ili druge metode koja rezultate čini jasnima. Tada ćete sažeti nalaze u nekoliko rečenica.
Analitička izvješća , Ova vrsta izvješća daje analizu, možda uspoređujući dvije situacije ili mogućnosti. Umjesto objašnjavanja, analitičko izvješće čini barem dio analize nalaza za čitatelja. U analitičkom izvješću možete upotrijebiti vizualne prikaze kako biste pokazali svoje točke, kao što su dijagrami ili tablice podataka.
Izvješća o napretku. Kao i školske iskaznice, izvješća o napretku pokazuju kako stvari sada idu. Oni se ne temelje na planinama istraživanja ili analiza; oni su ažuriranje za osobe kojima je potreban. Godišnja izvješća, financijska izvješća kao što su izvještaji o prihodima i druga izvješća koja su trenutni trenutak su izvješća o napretku.
Pravna izvješća. Svako izvješće koje je prema zakonu dužno sastaviti i poslati, poslati ili poslati drugom entitetu je vrsta pravnog izvješća. Pravna izvješća su također ponekad dovršena kako bi se tvrtka zaštitila od potencijalnih tužbi ili drugih pravnih problema. Ako se izvješće sastavlja za porezne svrhe ili zahtijeva od Komisije za vrijednosne papire, suda ili drugog službenog subjekta, ono spada u pravnu kategoriju.
Primjer za pisanje zajedničkih izvješća
Prema on-line laboratoriju za pisanje Sveučilišta Purdue (OWL), većina poslovnih izvješća nema univerzalni format. Provjerite ima li vaša tvrtka željeni format za izvješće koje pišete. Ako to nije slučaj, možete ga sastaviti na bilo koji način koji smatrate prikladnim. No, OWL ima prijedloge koji vam mogu pomoći osigurati da pokrivate sve baze i pišete najbolje izvješće koje možete.
- Budite kratki.
- Upoznajte svoju publiku i pišite im.
- Koristite naslove i istaknite važne točke.
- Najprije stavite najvažnije nalaze, argumente ili točke.
- Odlučite hoće li uključiti svoje zaključke ili prepustiti to čitateljima.
Sadržaj vašeg izvješća će se razlikovati ovisno o svrsi i publici. Za interno izvješće publika već zna za tvrtku, tako da ih ne trebate unositi u te pojedinosti. Međutim, javno izvješće, ili ono s višestrukom publikom, imalo bi koristi od nekih temeljnih informacija o tvrtki.
Naslov / naslovna stranica. Svakom izvješću je potreban jasan naslov koji objašnjava što će otkriti. Ovo nije mjesto za pametno; transparentnost je ključna. Za kratko ili neformalno izvješće, učinit će se jednostavan naslov na vrhu stranice, nakon čega slijedi datum, ako je primjenjivo. Na primjer:
Sažetak prihoda i rashoda u prvom tromjesečju 2018
Formalna izvješća trebaju naslovnu stranicu koja sadrži naslov, datum i autora, na primjer:
Sažetak prihoda i rashoda
Prva četvrtina 2018
Pripremio / la
(tvoje ime)
Ako se izvješće priprema za određenu osobu ili grupu, dodajte to nakon svog imena, na primjer:
Za
XYZ Company, Inc.
Uvod. Počnite s kratkom poviješću ili relevantnim pozadinskim informacijama o tvrtki, ako mislite da je to potrebno. Zatim ukratko objasnite zašto je ovo izvješće pripremljeno. Ako izvješće prikazuje rezultate istraživanja, ukratko objasnite metodologiju istraživanja. Za kratko izvješće ovo bi trebalo biti nekoliko rečenica. Formalno izvješće može uključivati cijelu stranicu. Neka formalna izvješća počinju sa Sažetkom koji daje pregled ili sažetak izvješća tako da, ako je sve to netko čita, i dalje će razumjeti izvješće.
Sadržaj. U dugom izvješću navedite dijelove i slike s brojevima stranica.
Tijelo izvješća. Ovdje stavljate svoje podatke, osnovne ili najvažnije informacije iz vašeg izvješća. Uključite slike kao što su grafikoni, dijagrami, tablice ili grafikoni, a ne samo tekst. Vizualni prikazi pokazuju ljudima ono što želite da znaju i oni su interaktivni, što skreće pozornost vaših čitatelja. Tablice, grafikoni i ostali vizualno-materijalni dokumenti "dokaz su" onoga što prijavljujete. Najprije najprije započnite s najvažnijim podacima.
Rezultati. Ovaj odjeljak nije obavezan i ovisi o vašim čitateljima.Želite li im reći kako interpretirati rezultate ili dopustiti izvješću da govori sam za sebe? ****
Zaključci. Formalna izvješća trebaju završiti sažimanje rezultata, jesu li očekivani ili iznenadjeni, te kako će utjecati na buduće odluke.
Iznimke. Godišnja i tromjesečna izvješća su primjeri koji mogu biti kreativniji. Osobito, ako se poslovanje dopire do opće javnosti, kao što je godišnji ili kvartalni izvještaj bolnice, ažuriranja se mogu najbolje opisati kroz uvjerljive priče o spašenim životima ili zaposlenicima koji obavljaju najsuvremenije tehnike. Tvrtke također mogu povezati svoj napredak tako što će intervjuirati zaposlenike koji se bave najsuvremenijim istraživanjima ili izumiti nove, uzbudljive proizvode.
Na kraju, kako ćete pisati izvješće ovisi o vama. Samo ga držite kratkim, zadržite svoju publiku u svom umu i uključite informacije koje jasno prenose vašu poruku. Nema frke. Imat ćete ga na stolu vašeg šefa u tren oka.
