Inventar za vjerske organizacije mogu biti i fizički predmeti i skupovi vještina članova zajednice koji su voljni donirati svoje vrijeme. Oni koji su voljni donirati svoje vrijeme i stručnost trebali bi se uzeti u obzir, kako bi se mogli ispravno iskoristiti u korist crkve. Imovinu fizičke crkve treba dokumentirati u pisanom obliku s dokumentima koji se sigurno pohranjuju na više mjesta. Više ljudi može pomoći u pripremi početnog crkvenog inventara, ali održavanje i sigurno skladištenje treba biti dodijeljeno jednom ovlaštenom zastupniku. Prikupljanje početnog inventara može trajati i do tjedan dana, a godišnje usklađivanje inventara ne bi trebalo trajati više od dan ili dva. Ovaj projekt zahtijeva pozornost do detalja.
Stavke koje su vam potrebne
-
Softver za proračunske tablice
-
Internet
-
Printer / Fotokopiranje
-
Međuspremnik
-
Olovka
-
oznake
Popis fizičkih predmeta
Nabavite gotov oblik crkvenog inventara s Interneta ili izradite vlastiti softver pomoću programa za proračunske tablice. Na vrhu obrasca uključite naziv i mjesta vaše organizacije za broj lista i naziv lokacije. Ispod toga izradite stupce pod nazivom "Serijski broj," Opis stavke "," Datum preuzimanja "," Početna vrijednost "i" Zadrži / ukloni ". Ispišite dovoljno kopija obrasca za upotrebu u svakoj sobi crkve i stavite ih u međuspremnik,
Razlikujte robu i opremu, bilježeći iznos u dolarima koji kvantificira razliku. Na primjer, stavke s troškom manje od 500 USD smatraju se zalihama, dok se stavke s troškom većim od 500 USD smatraju opremom. Zbog svoje vrijednosti, oprema bi trebala biti popisana dok je nepotrebna za zalihe zaliha.
Napravite sekvencijalni popis serijskih brojeva pomoću softvera za proračunske tablice i ispišite brojeve, svaki po jedan, na 1-inčne naljepnice. Prvi put kad se inventar ikada uzme, serijski brojevi trebaju biti u jedinstvenom broju godina-mjesečnog formata. Jedinstveni broj je onaj koji će se mijenjati sekvencijalno, na primjer: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.
Započnite u jednoj prostoriji i identificirajte sve stavke koje se računaju kao oprema. Nakon što se identificiraju, priložite jednu naljepnicu s serijskim brojem na dnu svake stavke kako biste mogli pratiti stavke.
Zabilježite broj lista i naziv sobe pomoću obrazaca inventara u međuspremniku. Za svaku stavku koja ima serijski broj, zabilježite podatke u sva polja prisutna u obrascu inventara.
Polje s opisom treba imati pregled stavke. Serijsko polje treba sadržavati broj koji ste pričvrstili na dno stavke. Prilikom preuzimanja početnih podataka o inventaru, možda nije dostupan datum i početna vrijednost. Ako jest, ispunite obrazac. Ako nije, upišite trenutni datum u polje koje je prikupljeno datumom i procijenite vrijednost. Ako se stavka čuva, jednostavno stavite ček u polje. Ako se uklanja, zabilježite datum odlaganja.
Premjestite se iz sobe u sobu ponavljajući korake 4 i 5. Ne zaboravite nastaviti bilježiti broj lista i naziv sobe na vrhu svakog lista dok mijenjate mjesto.
Napravite pojedinačne kopije popunjenih obrazaca inventara. Stavite po jednu kopiju u redoslijed redoslijeda po listu lista u registrator s tri prstena. Stavite jedan registrator na sigurnu, izvan mjesta i na licu mjesta u administrativnom uredu. Pratite postupke inventure najmanje jednom godišnje.
Popis zaliha vještina
Nabavite gotov oblik volontera iz crkve s interneta ili izradite vlastiti softver pomoću programa za proračunske tablice. Uključite polja za "Ime", "Adresa", "Broj telefona", "Adresa e-pošte", "Dostupni dani" i "Dostupni sati u tjednu". U stupcu dolje na stranici navedite skupove vještina ili uloge i upute za volontere da zaokruže područja interesa, kao što su vozač autobusa, volonter za hranu, koordinacija aktivnosti i službenik za donacije hrane.
Podijelite obrazac tijekom nedjeljne škole ili crkvene službe ili ga pošaljite putem pošte s zahtjevom za povratak na određenu lokaciju na određeni datum ili prije tog datuma.
Umetnite obrasce u registrator s tri prstena, ili za jednostavnu upotrebu, stvorite digitalnu bazu podataka s osobnim podacima i interesima volontera. Na taj se način može uspostaviti izravan kontakt sa zainteresiranim članovima zajednice, a administrativno osoblje može točno vidjeti resurse koji su dostupni crkvi.
Podijelite nove volonterske obrasce najkasnije jednom godišnje. Ako se ažurirani obrasci ne vrate za osobu koja ih je prethodno popunila prethodne godine, kontaktirajte telefon kako biste utvrdili žele li još uvijek donirati svoje vrijeme u područjima koja su prethodno zabilježili i izvršite odgovarajuće izmjene.
Savjet
-
Prevođenje podataka o fizičkim podacima inventara u digitalnu tablicu osigurava treću točku čuvanja.
Dodavanje novih stavki u inventar u trenutku njihovog dolaska osigurat će ispravno bilježenje datuma i početne vrijednosti.
Godišnje revidirajte obrazac volontera kako biste uključili nove vještine ili položaje.
Upozorenje
Dopuštanje da više od jedne osobe bude zaduženo za inventar može izazvati zabunu i dovesti do dvostrukog unosa ili dezorganizacije.
