Od 2010. tvrtke se sve više oslanjaju na tehnologiju za proizvodnju roba i usluga te ispunjavanje poslovnih zadataka. Kako bi se prilagodile tim promjenama, tvrtke ponekad koriste elektroničke potpise, također poznate kao e-potpisi ili digitalni potpisi. Ti potpisi zamjenjuju tradicionalne potpise s tintom na papiru. Postoje prednosti i mane povezane s korištenjem elektroničkog potpisa, a sve to treba znati prije uvođenja sustava ili politike elektroničkog potpisa.
Troškovi opreme
Elektroničke potpise stvaraju i čitaju sofisticirane tehnologije koje koriste mreže za provjeru osobnih podataka kao što su poslovni položaj ili brojevi socijalnog osiguranja, ili koje su dovoljno napredne da uspoređuju točke unutar rukopisa ili otiska prsta s točkama na slikama u bazama podataka. Ova oprema nije uvijek jeftina, kao što je istaknuo Vodič za početnike. Čak i kada se pokriju početni troškovi, napredak u tehnologiji elektroničkog potpisa će značiti da poduzeće mora kontinuirano ažurirati svoje sustave elektroničkog potpisa i pružati tehničku podršku.
Zadržani klijenti
Sustav elektroničkog potpisa pretpostavlja da će ljudi biti ugodni ili upoznati s metodama i opremom za elektronički potpis. Međutim, prethodne generacije pojedinaca možda nisu bile izložene novijoj tehnologiji i stoga bi mogle na početku imati problema s korištenjem. Čak će i oni koji su tehnološki pametni morati ostati u korak s tehnološkim promjenama ako žele poslovati u budućnosti elektroničkim putem. Nedostatak izloženosti metodama i opremi, kao i potreba za stalnim tehnološkim obrazovanjem, može odvratiti neke klijente od korištenja elektroničkog potpisa.
Priznanje
Rad koji je proveo Fritz Grupe objavljen u izdanju časopisa CPA iz 2003. godine ukazuje na nedosljednost u priznavanju elektroničkih potpisa od 2010. godine. Od ljudi nije nužno da priznaju elektronički potpis kao valjan, ovisno o njihovoj nadležnosti.
Provjera autentičnosti i provjera
U smislu autentifikacije i provjere identiteta, elektronički potpis može biti bolji od potpisa na papiru, ovisno o korištenom sustavu. Na primjer, ako netko izgubi nepotpisanu kreditnu karticu, netko ga može potpisati, a potpis na poleđini kartice podudara se s potpisima potvrde, iako osoba koja potpisuje nije vlasnik kartice. S druge strane, sustav elektroničkog potpisa koji se oslanja na otiske prstiju mnogo je sigurniji jer se ne može ponoviti ili krivotvoriti matrica otiska prsta.
Poslovanje na duge staze
S elektroničkim potpisom pojedinac ne mora biti na istom zemljopisnom mjestu da bi dovršio transakciju ili potvrdio ugovor. Ljudi na taj način mogu koristiti elektroničke potpise kako bi poslovali tisućama milja daleko po potrebi, povećavajući globalne poslovne mogućnosti i potencijalne profitne marže.
Smanjenje materijala i skladištenja
Američko imigracijsko i carinsko izvršenje i Grupe tvrde da elektronički potpisi smanjuju količinu materijala koji se redovito koriste i zauzimaju manje prostora za pohranu. Nadalje, elektronički potpisi olakšavaju zadatke kao što su elektroničko arhiviranje i pretraživanja elektroničkih datoteka i baza podataka. Time se smanjuje vrijeme potrebno za pronalaženje i provjeru podataka. Općenito, ovi čimbenici mogu smanjiti troškove poslovanja.
