E-pošta je bitan dio mnogih poslova i poslova. Poslovna komunikacija e-poštom čini dojam gotovo jednako važnim kao komunikacija licem u lice i može trajati duže. E-pošta tvrtke uvijek mora odražavati profesionalnost i poslovnu svrhu. Lako je upasti u loše navike e-pošte, tako da je stalna svijest i opreznost u vezi s porukom e-pošte nužna i ključna za profesionalni poslovni imidž.
Polje predmeta
Polje teme je jednako važno kao i tijelo e-pošte. To je profesionalni naslov vaše poruke e-pošte i trebaju riječi koje to odražavaju. Koristite ispravnu gramatiku u polju teme bez pogrešnog pravopisanja i koristite odgovarajuća velika i mala slova. Prenesite svrhu e-pošte u kratkom, sažetom izrazu. “O projektu Winfield”, “Povratak na vas o vašem računu”, “Pitanja o softveru za rad i vrijeme” primjeri su poslovnih tema za poruke e-pošte. Nikada nemojte koristiti sleng, ružni jezik ili čak neobavezne fraze poput "Bok", "Kako ide?" Ili "Pitanje".
Pozdravi i odjave
Koristite profesionalne pozdrave i potpisivanja kako biste svoje elektroničke komunikacije održali u skladu s profesionalnom poslovnom slikom koju želite prenijeti putem e-pošte. Čak i ako šaljete e-poštu s dugogodišnjim, poznatim poslovnim kontaktima s kojima imate česte prepiske, čuvajte svoje pozdrave i potpisivanja profesionalnim i uljudnim. Za nove i nepoznate kontakte, koristite “Dragi gospodine Smith” i “Pozdravi” za pozdrav i potpisivanje. Za poznate kontakte, "Draga Amy" i "Cijenim to!" Više su neformalni, a ipak profesionalni.
Formatiranje, prilozi i datoteke s potpisima
Formatiranje poslovne e-pošte nije potrebno i može uzrokovati da se poruka e-pošte uhvati u filtre neželjene pošte. Koristite privitke pažljivo i samo uz prethodno znanje i odobrenje primatelja, posebno velike priloge. Datoteke potpisa trebaju biti što je moguće kraće.
Jezik i ton
Jezik i ton komunikacije e-poštom trebali bi biti profesionalni kao i druga pisana komunikacija. Koristite ljubaznost, dobru gramatiku, pravopis, vokabular i interpunkciju. Koristite zajednički poslovni jezik, bez žargona, psovki ili slučajnih fraza. Važno je koristiti pažljiv i prijateljski ton u e-pošti. Nemojte pisati e-poštu kada ste ljuti, uzrujani ili frustrirani. To se pojavljuje u tonu, čak i ako je nenamjerno. Vodite računa o porukama e-pošte kao kod telefona i razgovora licem u lice s poslovnim suradnicima.
Pošalji e-poštu Don
Nemojte pisati tri paragrafa kad je dovoljno nekoliko rečenica. Nemojte koristiti e-poštu kako biste se ogorčili od ljutnje ili ljutnje ili disciplinirali bilo koga. Nemojte žurno slati e-poštu - odvojite vrijeme za ponovno čitanje, provjeru pravopisa i potvrdu adrese primatelja prije slanja. Ne zloupotrebljavajte kopiju i slijepu kopiju na e-pošti. Ne koristite e-poštu na poslu za potrebe ne-rada.
