Kada tvrtka kupi strojeve, vozila, softver ili druge stavke koje se kvalificiraju kao imovina zbog svoje dugoročne upotrebljivosti, to se smatra kapitalnim izdacima. Zbog značajnih troškova većina tvrtki unaprijed planira ove kupnje; ali kada se oprema pokvari ili nova tehnologija predstavlja mogućnost za tvrtku da pojednostavi procese, trošenje velikih količina novca mora se odvagnuti u odnosu na korisnost kupnje. Da bi se stvorila politika u vezi s tim troškovima, uprava mora ispitati povijest troškova tvrtke i donijeti zaključke u skladu s tim.
Pregledajte prošle računovodstvene zapise kako biste utvrdili bilo kakve obrasce izdataka za kapitalna dobra i procijenili godišnje neplanirane izdatke zbog zamjene opreme.
Uspostavite predložak proračuna koji uključuje prošlo iskustvo i planirane izdatke. Procijenite postotak neplaniranih kapitalnih izdataka i uključite naknadu za te stavke.
Odredite kako su u prošlosti donesene odluke o neplaniranim troškovima i zabilježite kako su formulirane uspješne odluke.
Napišite procedure za utvrđivanje kapitalnih izdataka koji će ići u proračun, uključujući obrasce RFP (zahtjev za prijedlog), zahtjeve za ponudu, zahtjeve za plaćanje, dokumentaciju o potrebi i popis pregleda i odobrenja koji se moraju izvršiti prije uključivanja troškovne stavke u proračun.
Napišite popis aktivnosti koje će obuhvatiti način donošenja odluka o neplaniranim izdacima. Potrebno je uključiti dubinsku analizu koja se primjenjuje na proračunske izdatke, plus sustav za uspoređivanje očekivanih troškova s pretpostavkama prihoda i procjenu razine rizika povezanog s trošenjem tog novca.
Organizirajte svoju politiku s uvodom navodeći ciljeve politike, odjeljak koji obuhvaća planirane kapitalne izdatke i proces njihovog uključivanja u proračun, odjeljak o neplaniranim kapitalnim rashodima i načinu na koji ih treba vrednovati te politiku za određivanje iznosa dodatak za neplanirane kapitalne izdatke koji bi trebali biti uključeni u godišnji proračun.
Savjet
-
Politika je jednako dobra kao i njezina provedba. Tijekom procesa kreiranja svoje politike, zahtijevajte od svih rukovoditelja koji mogu biti pogođeni, da aktivno sudjeluju u njegovoj formulaciji i dobivaju pismena odobrenja za svaki važan element politike.
Upozorenje
Budite spremni izmijeniti svoju novu politiku kada se pojave slučajevi. Kontroliranje rizika izrade neplaniranih kapitalnih izdataka uključuje jak i odgovarajući računovodstveni odjel koji može pružiti točne financijske informacije u trenu.
