Google dokumenti moćan je alat za dijeljenje datoteka koji tvrtke mogu koristiti za objavljivanje rasporeda rada. To možete postići izradom rasporeda izravno u Google dokumentima. Kada redovito objavljujete raspored rada zaposlenika, sprječavate pogrešnu komunikaciju koja bi mogla dovesti do toga da zaposlenici otkriju smjene koje nisu shvatile da su zakazane za rad.
Koristite predloške rasporeda slobodnog rada
Google Dokumenti održavaju veliku biblioteku besplatnih predložaka spremnih za upotrebu. Da biste pristupili predlošku, otvorite novi dokument Google Dokumenata, a zatim pretražite predloške s riječima "raspored rada". Većina rasporeda rada zaposlenika koristi format od tjedna do tjedna jer poslodavci objavljuju tjedno. Ako niti jedan predložak ne zadovoljava potrebe rasporeda, izradite prilagođeni raspored u drugom programu.
Stvorite prilagođeni raspored
Kao i Google dokumenti, Google tablice sadrže predloške koje upravitelji mogu prilagoditi. Pronađite ih u Tablicama u izborniku Galerija predložaka. Jednostavno s popisa odaberite Raspored i zatim prilagodite polja zamjenom podataka predložaka s datumima rasporeda i imenima zaposlenika. Izbrišite sve retke i stupce koji nisu potrebni.
Izradite raspored od početka tako da otvorite novu datoteku. Kliknite Start a New Spreadsheet (Nova tablica) na glavnoj stranici i upotrijebite zaglavlje za naslov dokumenta kao "Tjedni raspored" ili drugi željeni naziv. Pomoću prvog retka odredite datume koje pokriva raspored.
Zatim napravite grafikon na kojem se u horizontalnim zaglavljima stupaca nalaze dani u tjednu i redovi u kojima se prikazuju vremena pomaka. Umetnite imena zaposlenika u odgovarajuće kutije za prebacivanje. Spremite datoteku u Google dokumente pod odgovarajućim nazivom datoteke.
Upravljanje dozvolama zaposlenika
Poslodavci žele da zaposlenici pročitaju raspored i možda preuzmu datoteku za spremanje na osobna računala ili uređaje. Međutim, zaposlenicima ne bi trebalo dopustiti uređivanje rasporeda. Google Dokumenti prema zadanim postavkama dopuštaju zaposlenicima da čitaju i preuzimaju dijeljene datoteke s njima.
Dijelite datoteke klikom na ikonu s siluetom osobe i znakom plus koji predstavlja "Dijeli". Unesite adrese e-pošte zaposlenika s kojima želite podijeliti datoteku. Provjerite dozvole prije slanja veze e-pošte kako biste bili sigurni da je dokument samo za čitanje.
Za dozvole odaberite "može pogledati", a ne "može urediti", a zatim odaberite gumb Dijeli da biste objavili raspored za zaposlenike. Zaposlenici dobivaju e-poštu u kojoj ih obavještavaju da je objavljen novi raspored. E-pošta sadrži vezu do rasporeda.
Postavite redovne rasporede
Održavanje predloška rasporeda olakšava tjedno zakazivanje. Postavite standardni dan i vrijeme za objavljivanje rasporeda i istodobno ga podijelite sa svim zaposlenicima putem e-pošte.
Imenujte datoteke rasporeda na jednostavan način kao što je "15. siječnja Shift Schedule". Time se smanjuje zbunjenost i zaposlenicima se omogućuje brzo zabilježiti odstupanja u planiranju ili probleme. Stvorite pravila tvrtke koja zahtijeva od zaposlenika da pruže željenu obavijest o promjenama u rasporedu.
