Izvršni sažetak je obično pregled jedne stranice dužeg dopisa, poslovnog plana, izdanja vijesti, pravnog sporazuma ili bilo kojeg važnog dokumenta. Izvršni sažetak treba priopćiti zašto, što i kako o ovom pitanju na sažeti način za zauzetog izvršitelja koji nema vremena za zadiranje u detalje. Morate pretpostaviti da dok je čitatelj zainteresiran za problem i razumije šire koncepte koji su uključeni, on ili ona nisu blisko upoznati s pojedinostima. Kao opće pravilo, čitatelj bi trebao moći inteligentno razgovarati o temi nakon čitanja sažetka.
U prvom odlomku jasno opišite što se dogodilo i zašto se to dogodilo. Čitatelj izvršnog sažetka vjerojatno će biti zaposlen menadžer koji se bavi širokim rasponom pitanja i žonglira više projekata u svako doba. Morate stoga iznijeti osnove i preorijentirati čitatelja prije nego što uđete u detaljnije detalje. Na primjer, u uvodu sažetka može se reći: "Ovo izvješće detaljno opisuje ugovor s dobavljačem potpisan 21. svibnja za određivanje cijena i rasporeda isporuke guma koje će se kupiti od Tires Inc. za sljedeću godinu." Ovo otvaranje pomoći će čitatelju da se prisjeti da je za isporuku guma došlo do dogovora i da služi kao brza vježba za mentalno zagrijavanje.
Navedite sve glavne točke sporazuma, idealno u različitim točkama. Bullet točke se lakše čitaju i apsorbiraju dok razgrađuju složeno pitanje u lako probavljive dijelove. Točke označuju osnove ugovora, a ne iznimke, posebne klauzule ili tehničke detalje. Izvršna vlast koja se ne bavi gumama svaki dan možda će htjeti znati da je Tires Inc. pristala na isporuku guma u roku od 25 kalendarskih dana, ali ne mora znati da ako je narudžba za više od 50.000 guma, to vrijeme povećava do 30 dana ili da se za gume veće od 19 inča promjera primjenjuju posebna pravila. Jednostavno dodajući da će velike narudžbe i određene veličine guma imati posebne odredbe. Imajte na umu da se čitatelj uvijek može osloniti na potpuni pravni ugovor za pojedinosti.
Objasnite zašto je pravni sporazum važan. Budući da čitatelj vjerojatno neće biti stručnjak u tom području, on ili ona ovise o vama da biste objasnili značaj ovog sporazuma. Je li cijena bila neuobičajeno povoljna, što je posebno kratko vrijeme ili su kazne bile vrlo strme za neispunjavanje narudžbi na vrijeme? Objasnite prednosti i, ako uopće, slabosti sporazuma. Imajte na umu da ako ste bili pokretačka snaga sporazuma, to je također prikladno i možda jedino vrijeme za potraživanje kredita za svoja postignuća.
Završite sažetak navodeći sljedeće korake. Potpisivanje ugovora može zahtijevati dodatne radnje, kao što je odobrenje sjedišta, ili je sam sporazum možda bio nepotpun, uključujući klauzulu u kojoj se navodi da rasporedi nabave za gume za teretna vozila nisu obuhvaćeni ovim pravnim dokumentom i da će dodatni sporazum biti u bliskoj budućnosti. Ova projekcija "gledanja naprijed" donijet će sažetak na logičan zaključak i dati čitatelju dobar osjećaj o tome što sljedeće može očekivati. To će postaviti pozornicu za sljedeći sažetak koji će vjerojatno uslijediti.
