Opravdanje samo jednog izvora (SSJs) je zahtjev u većini institucija gdje nabava artikala (roba, oprema, usluge, itd.) Iznad određenog novčanog praga zahtijeva višestruko faktorsko objašnjenje zašto navedeni artikli mogu doći samo iz jednog izvora. Mnogi smatraju da je pisanje SSJ-a nezgodno i ne razumije zašto je objašnjenje da je to predmet koji žele kupiti dovoljno opravdanje. Međutim, odjel za nabavu mora imati valjane razloge zbog kojih se te stavke ne može nabaviti putem punog i otvorenog natječaja u kojem bilo koji sposoban prodavač može dati ponudu na temelju ugovora. Iako većina institucija ima vlastite predloške za traženje odgovarajućeg SSJ-a, ovaj članak opisuje osnovne korake naslijeđene u potkrjepljivanju svih takvih zahtjeva.
Navedite dokument za obradu teksta kao obrazac za jedinstveni izvor za određeni broj narudžbenice, ako je primjenjivo, i navedite sve institucionalne brojeve pravila o tome zašto je jedini zahtjev potreban za ovu narudžbu.
Opišite posebne uporabe stavke. Posebno navedite što će biti predmet i što će učiniti. Ovdje uključite sve brojeve projekata i naslove koje će materijal o kojem je riječ podržati.
Navedite razlikovne karakteristike predmeta i zašto je to jedini koji će ispuniti zahtjeve. To može uključivati dodatak postojećem sustavu ili zamjenu postojećeg sustava. Autorska prava i zaštitni znakovi mogu se ovdje primijeniti ovisno o situaciji.
Objasnite što bi se dogodilo ako bi se umjesto toga nabavila druga, nejednaka stavka. Uključite bilo kakva kašnjenja u obuci, izmjenu standardnih operativnih postupaka, itd. Koja bi koštala vrijeme, sredstva i ukupni završetak projekata.
Navedite rad koji ste obavili kako biste utvrdili koje se druge slične stavke nude od drugih dobavljača i zašto te stavke neće zadovoljiti zahtjeve navedene u prethodnim koracima. Ovo može biti eksplicitno kako bi uključivalo: nazive tvrtki, kontaktne informacije, au nekim slučajevima i valjane navode.
Uključite ime, naslov i kontaktne podatke primarnog kontakta za SSJ (ovo ne mora biti osoba koja ga je napisala) i uključiti kopiju zajedno s narudžbom.
Savjet
-
Uvijek slijedite predloženi institucionalni predložak za SSJ ako je dostupan, jer je to siguran način dobivanja odobrenja. Razgovarajte s drugima koji su napisali SSJ-e i zamolite da vide njihove primjere uspješnih podnesaka. Jednako tako, nakon uspješnog podnošenja, čuvajte taj dokument na sigurnom mjestu i sve buduće temeljite na tome da je očigledno važno dati što je moguće više informacija o rekviziciranim predmetima; što manje vremena kupovina mora provesti vraćajući se i postavljajući pitanja pokretaču SSJ-a, to će manje vremena biti potrebno za nabavku predmeta.
Upozorenje
Proces nabave postaje sve stroži i SSJ-i postaju sve kompliciraniji i teži. Ozbiljno shvatite ovaj proces i pokažite poštovanje procedurama i nadajte se najboljem.
