Kao vlasnik male tvrtke želite stvoriti produktivno radno okruženje koje potiče kreativnost i inovativnost. Maleni, prepuni prostor sa starim namještajem i zastarjelim računalima može utjecati na moral zaposlenika i ukupnu učinkovitost. Stoga je važno uspostaviti moderan uredski sustav koji će vaš tim uključiti i motivirati. Razmislite o tome kao o ulaganju u vaše poslovanje.
Savjet
-
Uredski sustav je međusobno povezana mreža resursa koja osigurava nesmetano radno okruženje.
Što je sustav sustava Office?
Pojam uredskog sustava ima različita značenja za različite ljude. Općenito se odnosi na različite komponente i elemente ureda, od računala i radne opreme do fizičkog izgleda i ambijenta. Također pokriva način na koji zaposlenici međusobno djeluju i cjelokupnu poslovnu kulturu.
Bez tih elemenata, ured je samo soba ili prazan prostor. Ljudi i oprema pretvaraju ovaj prostor u vizualno privlačno, produktivno okruženje koje je usklađeno s njihovom vizijom i ciljevima. Zapravo, neki izvori kažu da je produktivnost do 20 posto više u tvrtkama s dobro dizajniranim uredskim prostorima _._ Zaposlenici se moraju osjećati sigurno i udobno na radnom mjestu i imati pristup kvalitetnoj opremi kako bi postigli vrhunske performanse.
Fizički radni prostor izravno utječe na produktivnost vašeg tima i zadovoljstvo poslom. Dobra radna snaga i radna mjesta na radnom mjestu su čvrsto povezani. Sretni zaposlenici će se osjećati više motivirani i radit će više kako bi pomogli organizaciji da raste i ostvari svoje ciljeve. To će rezultirati sretnijim kupcima i kvalitetnijim uslugama.
Poboljšajte protok informacija
Funkcionalni uredski sustav osigurat će da vaši zaposlenici imaju pristup znanju koje im je potrebno kada im je to potrebno. Stoga je bitno da im pružite moderne računalne sustave, softver i opremu koji olakšavaju protok informacija. Razmislite o ulaganju u timske alate za suradnju kao što su Slack i Asana, VoIP sustavi, uredski softver, Ethernet i softver za upravljanje projektima.
Pomoću tih resursa vaš će tim imati pristup podacima u stvarnom vremenu i učinkovitije komunicirati. Zaposlenici koji putuju ili rade na daljinu moći će dijeliti datoteke u pokretu, razgovarati s kolegama preko interneta i brzo razmjenjivati informacije. Neki alati kao što je softver za upravljanje projektima mogu pojednostaviti dugotrajne zadatke, poboljšati suradnju i generirati izvješća s vrijednim uvidima o projektima na kojima radite.
Razmislite o zapošljavanju upravitelja ureda
Kao vlasnik tvrtke možda nećete imati dovoljno vremena ili stručnosti da biste osigurali pravilno funkcioniranje uredskog sustava. Radije biste se usredotočili na ključne aspekte vašeg poslovanja, kao što je stjecanje novih klijenata ili proširenje poslovanja. U tom slučaju razmislite o zapošljavanju upravitelja ureda. Pobrinut će se da vaš ured radi glatko, organizira njegov raspored, zakazuje sastanke i određuje kakvu vrstu softvera i druge opreme vaš tim treba.
Funkcije voditelja ureda ovise o industriji i vrsti poslovanja. Onaj tko radi za odvjetnički ured, na primjer, imat će različite odgovornosti od one koja je zaposlena u kreativnoj agenciji ili istraživačkoj tvrtki. Općenito, voditelji ureda su odgovorni za:
- Dovršavanje administrativnih zadataka
- Nadzor zaposlenika
- Organiziranje događanja, sastanaka i konferencija
- Kupnja poslovnog softvera, uredskog materijala i opreme
- Upravljanje proračunom ureda
- Osiguravanje usklađenosti zaposlenika s politikama zaštite zdravlja i sigurnosti
- Priprema izvješća
- Analiza potrošnje energije
- Čuvanje zaliha na zalihama
- Održavanje uredskog stanja
- Utvrđivanje neučinkovitosti i područja poboljšanja
- Rješavanje sukoba i dodjeljivanje zadataka
Nadalje, ovi stručnjaci mogu objasniti uredsku tehnologiju i prakse upravljanja vašem timu, pružiti obuku i izvršiti opće IT zadatke. Neki čak mogu voditi obračun plaća i računovodstva. Njihova primarna uloga je osigurati nesmetano funkcioniranje vašeg ureda.
Stvorite pozitivnu poslovnu kulturu
Osim investiranja u kvalitetnu opremu i poštivanje zdravstvenih i sigurnosnih praksi, važno je stvoriti pozitivnu poslovnu kulturu. Vaši zaposlenici su vaša najvrednija imovina, tako da trebate osigurati radno okruženje u kojem uživaju trošiti vrijeme. Kultura tvrtke ključna je komponenta učinkovitog uredskog sustava.
Usredotočite se na stvaranje ambijenta u kojem se ljudi osjećaju angažiranim i motiviranim. Uzmite si vremena da poslušate što imaju reći i redovito zatražite povratne informacije. Mogu smisliti nove ideje i prijedloge kako smanjiti operativne troškove, privući više klijenata ili učiniti stvari bolje i brže. Potaknite ih da izraze svoje mišljenje i kažu vam što im je potrebno za učinkovitiji rad.
Jednostavne stvari kao što je pružanje besplatne kave, prelazak na ergonomske stolove i zajedničko proslavljanje malih postignuća mogu znatno pridonijeti zadovoljstvu i produktivnosti zaposlenika. Zapravo, organizacije s angažiranim zaposlenicima izvješćuju o nevjerojatnih 202 posto bolje performanse od onih bez njih. Dobro osmišljen uredski sustav može biti upravo ono što vam je potrebno da biste povećali svoje poslovanje i stekli konkurentsku prednost.
