Volonteri su životna krv neprofitne organizacije. Mnoge neprofitne organizacije nemaju dovoljno osoblja za učinkovito upravljanje organizacijom kako bi volonteri popunili prazninu. Organizacije koje razvijaju i ističu politike i postupke za svoj volonterski program i koje definiraju uloge i odgovornosti volontera uživaju koristi koje prate prvorazredni volonterski program.
Napišite uvod. Uključite naziv agencije, izjavu o misiji i temeljne vrijednosti, popis članova osoblja i popis članova odbora. Volonteri ne pomažu samo s projektima, već su i ambasadori vaše organizacije. Oni moraju znati kako agencija djeluje i ljude koji zastupaju agenciju u administrativnom kapacitetu. Također uključite informacije o tome kome služba služi, što radi kako bi pomogla, i programe koje podržava.
predstaviti agenciju volonterima u prvom odlomku priručnika i pozdraviti ih. Iako volonteri nisu plaćeno osoblje, s prvim danom moraju se postupati s poštovanjem. Svakako prepoznamo njihovu vrijednost kao središnju ulogu misije organizacije. Napišite dvije kratke rečenice kako biste se unaprijed zahvalili volonterima na njihovoj službi agenciji i kako biste znali koliko su središnji za misiju.
Napravite priručnik u formatu 8 1/2-inča po 11-inča, ili po mogućnosti 6-inča-9-inča, tako da je lako nositi i volonteri ga mogu držati pri ruci za referencu. Priručnik se također može staviti u registrator s tri prstena tako da se ažuriranja mogu lako dodati. Postavite politike i postupke korak po korak koristeći jednostavan i jasan jezik. Nemojte koristiti $ 10-riječi da biste napravili bodove. Volonteri dolaze iz svih obrazovnih profila, a jezik vašeg priručnika trebao bi biti na razini obrazovanja koju svatko može razumjeti.
Napravite opise poslova za pozicije volontera. Opišite uloge i odgovornosti kako bi volonteri mogli odabrati mjesto koje najbolje odgovara njihovim interesima. Opisi radnih mjesta pomoći će Vašoj agenciji da udovolji volonterima na odgovarajućoj volonterskoj mogućnosti. Ljudi se volontiraju iz različitih razloga i imaju različite vještine. Dobar opis posla omogućit će volonterima da odaberu pravu priliku za njih i za vašu organizaciju. Dodajte primjerke primjeraka za prijavu, obrasce za registraciju itd. Agencije imaju praćenje baze podataka za volonterske sate: vremenski listovi olakšavaju praćenje sati.
Opišite vrste početnog i dodatnog osposobljavanja za volontera. Navedite datume orijentacije i kako mogu ažurirati svoje vještine ili naučiti nove. Izraditi kalendar datuma za obuku i orijentaciju. Obavijestite volontere da li trebaju potpisati izjavu o povjerljivosti. Ako to učine, pregledajte izjavu s njima, odgovorite na sva pitanja i objasnite razlog izjave. Tijekom volonterskog usmjeravanja pažljivo pregledajte priručnik za volontere i ostavite vrijeme volonterima da postavljaju pitanja. (Uvijek je lijepo imati jednostavna osvježenja na volonterskim orijentacijama.)
Opišite postupak provjere volontera. Dajte im do znanja trebaju li provjeriti pozadinu, ako volonterski položaj koji izaberu ima posebne licence, rizike, medicinske preglede, TB testove, značke i tako dalje. Ako očekuju da će se voziti za agenciju, objasniti kakvu vrstu osiguranja moraju imati da bi to učinili, ili bilo kakvo dodatno osiguranje koje bi trebali raditi kao volonter za vašu agenciju.Objasnite bilo kakve probleme u vezi s odgovornošću i imate izuzeća za potpisivanje ako imate visokorizične pozicije volontera. Volonteri moraju znati rizike određenih mogućnosti volontera. Pobrinite se da uključite obrasce za odricanje od odgovornosti, te tijekom orijentacije objasnite razloge za to i dajte volonterima mogućnost potpisivanja ovih obrazaca. Ovaj proces će zaštititi agenciju u slučaju nesreće.
Objasnite kako se volonteri kvalificiraju za nagrade. Ako agencija ima program priznavanja, skicirajte kada se održava, kako agencija prepoznaje volontere, je li to svečani događaj, svečani ručak ili posebne nagrade, te pravila oblačenja događaja. Ako je volonterski događaj posebna prilika za volontere, opišite ga kako bi oni shvatili da osoblje agencije postaje "volonter" za ovaj događaj, a volonteri postaju gosti.
