Većina hotela provodi noćne preglede ili provjere ravnoteže svojih knjiga gostiju.Ove provjere su izvršene kako bi se osigurala točnost računa gostiju, provjerile financijske transakcije dana te pratili postoci popunjenosti i prihodi od soba, kao i utvrditi koji će gosti biti odjavljeni sljedećeg dana. Noćne revizije mogu se provoditi ručno ili elektroničkim putem, a postoji i mnogo koraka u cjelokupnom postupku.
Dovršite izvanredna knjiženja troškova
Noćni revizori odgovorni su osigurati da se sve gostujuće transakcije od dana ispravno naplaćuju i knjiže na račune gostiju. Te naknade moraju biti knjižene na točan datum, ili zbunjenost i neslaganja mogu nastati kada se gost odjavljuje. Neki primjeri takvih troškova uključuju naknade za poslugu u sobu, naknade za telefonske ili internetske usluge, naknade za kemijsko čišćenje, troškove mini-bara ili troškove parkiranja.
Uskladiti status i cijene soba
Nakon pregleda dnevnog izvješća o popunjenosti i izvješća o stanju u domaćinstvu, koja se obavljaju svakog jutra, noćni revizor mora uskladiti sva odstupanja između dva izvješća kako bi saznala stvarni status popunjenosti hotelske sobe. On zatim uspoređuje evidencije o registraciji gostiju s izvješćem o sobi kako bi se uvjerio da se naplaćeni ili citirani iznosi podudaraju. Na primjer, neki se gosti mogu prijaviti kao korporativni popust za sobu prilikom prijave, ali sustav rezervacija ima oznaku standardne cijene.
Potvrdite No-Shows
Kada gosti imaju rezervacije, ali se nikada ne prijave, oni se smatraju ne-pojavljivanjem. Noćni revizor mora provjeriti ove informacije u prednjem uredu kako bi osigurao da su duple rezervacije uklonjene, naplaćuje se ne-pojavljivanje, a sobe su označene kao dostupne. Također mora zabilježiti u sustavu da se kupac nije pojavio tako da nema problema kada se ne-pojavljuje naplata naknade.
Cijene soba i porezi
Proces noćne revizije je obično mnogo lakši s automatiziranim sustavom. Noćni revizor jednostavno postavlja, ili kreira naknadu za stvarne cijene noćnih soba i sve primjenjive poreze na sve zauzete sobe. Nakon potvrđivanja stopa i poreza, noćni revizor kreira sobu i poreznu prijavu.
Generiranje izvješća
Noćni revizor kreira nekoliko izvještaja osim sobe i poreznog izvješća. To uključuje izvješće o dnevnom poslovanju, zasebna izvješća odjela i izvješće o visokom ravnoteži. Izvješće o dnevnim operacijama sastoji se od sažetka cjelokupnog dnevnog poslovanja i uključuje pojedinosti kao što su ukupni prihodi, gotovinske transakcije s prednje strane, operativna statistika i potraživanja. Posebni izvještaji odjela uključuju sve transakcije iz drugih hotelskih odjela, kao što su restoran ili bar na licu mjesta, posluga u sobu i ostala hotelska područja. Izvješće o visokom balansu jednostavno identificira goste koji mogu biti blizu dostizanja ograničenja kredita na računu.
Završni postupci
Noćni revizor uspoređuje gotovinska plaćanja i isplate, bilježi registre i zatim kreira bon za depozit u banci. Zatim podupire hotelski računalni sustav kako bi osigurala da su sve informacije spremljene. Završni postupak je podjela svih izvješća i informacija odgovarajućim stranama, kao što su glavni direktor, voditelj recepcije i posluga u sobu ili upravitelj restorana.
