Tvrtke sa zaposlenicima su obavezne od savezne vlade da obustave savezne prihode, poreze za socijalnu sigurnost i Medicare poreza od plaće svakog zaposlenika. Tvrtke također moraju doprinijeti ili „uparivati“ iznose poreza na Medicare i Social Security na temelju plaće svakog zaposlenika. Nakon odvajanja poreza na plaće od stvarnih plaća zaposlenika, zaposleniku se izdaje ček za iznos neto plaće i zadržan porez na plaću deponiran kod saveznog poreznog depozitara. Osim polaganja poreza na plaće, većina tvrtki također mora podnijeti tromjesečne izvještaje o porezu na plaću kod Porezne uprave.
Odredite iznose poreza na plaće koje se moraju odbiti od svake plaće svojih zaposlenika. Ovisno o visini plaće ili nadnice, svaki će zaposlenik biti odgovoran za plaćanje određenog dohotka, Medicare i poreza na socijalno osiguranje koji se određuje množenjem plaće zaposlenika s poreznom stopom koja odgovara njihovoj razini dohotka. Dodatne informacije o poreznim razredima, cijenama i zadržanjima dostupne su u “IRS Publikaciji 15, Porezni vodič za poslodavce” koja se može naći na web stranici Interne porezne uprave.
Depozitni odbitak uplaćuje se kod kvalificiranog federalnog poreznog depozitara. Depoziti za obračun plaća mogu se vršiti elektroničkim putem putem “Elektronskog sustava za plaćanje poreza (EFTPS)” ili putem pošte ili dostavom uplate ovlaštenoj banci pomoću obrasca IRS 8109-B. Informacije o EFTPS sustavima i obrascima za uplatu IRS-a nalaze se na internetskoj stranici IRS-a.
Kompletan i podnesite “Obrazac IRS-a 941, poslodavčev kvartalni povrat poreza”. Ovaj obrazac namijenjen je tvrtkama koje moraju platiti 1.000 dolara ili više poreza na zaposlenje svake godine. Većina tvrtki spada u ovu kategoriju. Poslovanje s manje od 1.000 dolara u poreznim obvezama za zapošljavanje može koristiti “Obrazac 944 Porezne uprave, godišnja porezna prijava poslodavca.” Oba obrasca zahtijevaju informacije o broju zaposlenika koje održava vaše poslovanje i iznosu zadržanih depozita koje je tvrtka prenijela tijekom godine ili tromjesečja.
Pripremite i podnesite W-2 izjave u ime svakog zaposlenika na kraju svake fiskalne godine, ili prije 31. siječnja. Poslodavci trebaju koristiti “Obrazac WRS-2, Izjava o plaći i porezu” za evidentiranje ukupnih plaća isplaćenih zaposleniku i ukupnih zadržavanja tijekom godine. Kopija ovog obrasca mora biti dostavljena i zaposleniku i Upravi za socijalnu sigurnost prije roka od 31. siječnja.
