Pisanje prijedloga ugovora zahtijeva da sastavite uvjerljivu priču koja objašnjava zašto je vaša tvrtka najprikladnija za posao koji agencija javnog sektora traži ili savjetodavni projekt koji traži tvrtka iz privatnog sektora. Budući da su prijedlozi u javnom sektoru najzahtjevniji za pisanje, a često i za izgradnju, ako znate kako napisati pobjednički prijedlog ugovora za vladu, pisanje jednog za rad u privatnom sektoru je komad torte.
Kako napisati prijedlog ugovora
Pregledavanje popisa traženih pomoći za pisce prijedloga na bilo kojoj online oglasnoj ploči pokazuje da je skup vještina koji koristite za izradu pobjedničkog prijedloga iznimno vrijedan. No mogućnost pisanja pobjedničkih ugovora traje više od dobrih vještina pisanja i poznavanja engleskog jezika. Vrhunski pisani ugovori zahtijevaju timski rad i jasno razumijevanje usluga ili proizvoda tvrtke, procesa ugovaranja i akvizicija i određivanja cijena. Povlačenje prijedloga ugovora može trajati tjednima, pa čak i mjesecima planiranja, strategije i istraživanja. Pisanje prijedloga ugovora nije posao za jednu osobu. Mnoge organizacije imaju "timove za hvatanje" kao proširenje odjeljka za poslovni razvoj tvrtke.
Kada tvrtke koriste prijedlog ugovora
Mnoge tvrtke koje pružaju usluge ili proizvode državnim agencijama koriste ugovore kao sredstvo za dobivanje posla u javnom sektoru. U privatnom sektoru postoje prijedlozi za predloge ugovora, ali prijedlozi za rad u privatnom sektoru često su manje složeni i strukturirani od prijedloga pisanih za službenike za ugovaranje i nabavu. Ako namjeravate pisati prijedloge ugovora za svoju organizaciju, dobro je saznati više o prijedlozima usmjerenim na vladu zbog jedinstvene strukture vladinih prijedloga i zahtjeva poslovanja s agencijama javnog sektora. Ako znate kako napisati pobjednički ugovor za saveznu vladu, primjerice, pisanje onog koji će pobijediti vaše poslovanje u privatnom sektoru bit će lako usporedivo.
Proces stjecanja
Uprava za opće usluge u SAD-u objavljuje Savezne propise o nabavi (FAR). FAR je stranica od dvije tisuće stranica koja sadrži sve što ste ikada željeli znati o procesima i pravilima nabave savezne vlade. Amazon također nosi verzije knjiga i Cliffs-Notes-esque, ali ih možete preuzeti s web-mjesta vlade i znati da dobivate sve ažurirane izmjene i dopune. Upoznajte se s FAR-om i odgovorit će na mnoga pitanja o pisanju prijedloga ugovora. U najmanju ruku, bolje ćete razumjeti kako i zašto vlada zahtijeva takve detaljne odgovore na svoje zahtjeve za proizvodima i uslugama.
Vladin proces nabave često započinje sa zahtjevom. Natjecanje je dokument dostupan javnosti koji sadrži informacije o agenciji koja zahtijeva usluge ili proizvode. Natjecanje sadrži pojedinosti o vrsti usluge ili proizvoda i načinu na koji vlada želi isporučenu uslugu ili proizvod. Također određuje uvjete upravljanja odnosom između prodavatelja i zastupnika. U vladinom pozivu, vi se zovete "izvođač" ili "dobavljač". U nekim slučajevima, vlada izdaje Zahtjev za informacijama (RFI) koji prethodi objavljivanju zahtjeva. Svrha RFI-a je identificirati vrste tvrtki koje su sposobne pružiti uslugu ili proizvod koji vlada želi. Odgovaranje na RFI zahtijeva neki posao, ali ne i napor potreban da se odgovori na zahtjev vlade.
Postoji nekoliko različitih vrsta zahtjeva: Zahtjev za prijedlog (RFP), Zahtjev za ponudu (RFQ) i Poziv na ponudu (ITB). Nijanse među ovim vrstama zahtjeva određuju kako strukturirate svoj prijedlog ugovora. RFP obično zahtijeva da predstavite ideje i pristup svoje tvrtke na vrlo detaljan i uvjerljiv način koji prikazuje vašu sposobnost da riješite problem koji je vlada opisala u RFP-u.
Na primjer, kada agencija izdaje RFP koji navodi potrebu za izvršnim treniranjem i uslugama razvoja vodstva za vladine čelnike, vaš prijedlog ugovora trebao bi opisivati izvršne usluge treniranja vaše tvrtke; stručnost i kvalifikacije vaših trenera i konzultanata; teorije na koje se vaši treneri oslanjaju u svojim trenerskim sastancima i na proces koji koristite kako biste osigurali da rukovoditelji vlade izvuku najviše iz coaching angažmana. Također, trebate navesti pojedinosti o koracima osiguranja vaše tvrtke, kao i način na koji predlažete upravljanje angažmanom mentora putem redovitog izvješćivanja, vođenja evidencije i raspodjele resursa.
Tko piše prijedlog ugovora na poslu?
Sastavite svoj tim za snimanje prije nego što stavite olovku na papir ili sjednete za svoje računalo. Općenito govoreći, ne postoji samo jedna osoba koja piše prijedlog ugovora, pisanje prijedloga je timski napor. To je suradnički pothvat koji uključuje talent i stručnost brojnih ljudi u timu za hvatanje. Svaka osoba u timu za hvatanje ima ulogu u pisanju prijedloga. Koristeći primjer iz gore navedenog, ako je vaša tvrtka već u poslovanju pružanja usluga izvršnog treniranja, ljudi koji će vjerojatno dodati vrijednost timu za hvatanje su voditelj projekta, upravitelj ugovora, pisci prijedloga, računovođa ili poslovni službenici i predsjednik tvrtke. Predsjednik će nadgledati proces i potpisati prijedlog ugovora kada bude podnesen vladi. Predsjednik tvrtke ili osoba koju on / ona imenuje uključena je u fazu pisanja i podnošenja prijedloga jer imaju ovlasti izdavati obvezujuće dokumente.
Tijekom procesa pisanja prijedloga, vaš tim za snimanje trebao bi imati redovite sastanke. Tijekom tih sastanaka raspravljate o strategiji, pristupu, novoj informaciji i napretku. Voditelj tima za hvatanje može biti stručnjak za razvoj poslovanja koji je odgovoran za logistiku u sastavljanju prijedloga ugovora. Alternativno, vođa može biti netko koga predsjednik tvrtke imenuje za vođu ili iskusniju osobu koja jednostavno preuzima odgovornost za vođenje tima. Redoviti sastanci sa svojim timom za hvatanje osigurat će da je vaš prijedlog ugovora na pravom putu i da ispoštujete rok za podnošenje konačnog prijedloga. Tu će biti brojne recenzije, redlining i rasprave o prijedlogu - to je ogroman napor, čak i za male ugovore.
Kako osvojiti prijedlog ugovora
Vaš cilj je dobiti nagradu za ugovor - ne osvojiti prijedlog ugovora. Ali ono što je bitno je sadržaj i uvjerljiva priroda prijedloga sadržaja, a ne semantika. Prvi korak u pisanju pobjedničkog ugovora je istraživanje agencije koja je izdala zahtjev. Neke tvrtke pružaju informacije o vladinim agencijama; međutim, svaki član vašeg tima za hvatanje treba dati svoj doprinos informacijama o agenciji. Na primjer, ako vaš voditelj projekta ima informacije o strateškom usmjerenju agencije iz prethodnog izvršnog treniranog posla, to bi moglo biti korisno u opisivanju ishoda coaching angažmana s tom agencijom. Ili, ako je vaš poslovni službenik pregledao kongresna sredstva od agencije koja traži, to je korisno u određivanju cijene koja prati vaš prijedlog ugovora.
Pisanje pobjedničkog prijedloga ugovora zahtijeva metodičan i sustavan pristup reagiranju na vladine zahtjeve. Prvo, napravite svoje istraživanje. Ako niste upoznati s agencijom, proučite njezinu web stranicu kako biste razumjeli misiju, viziju i temeljna načela. Uključite te stvari u svoj prijedlog i, ako su u skladu s misijom, vizijom i temeljnim načelima vaše tvrtke, to je još bolje. Nacrtajte te paralele, tako da vladin tim za pregled prijedloga vidi usklađivanje s vašom tvrtkom. To je ključni strateški pristup uspostavljanju slične veze s agencijom.
Proučite traženje kako biste bili sigurni da razumijete što agencija želi i pomirite vrijeme i trud potreban da se odgovori na zahtjev. Ako podnosite prijedlog za veliki projekt u kojem nemate apsolutno nikakvu uspješnost ili iskustvo u tom području, morat ćete ili proslijediti ovaj zahtjev ili napisati iznimno uvjerljiv prijedlog koji u potpunosti opisuje vaše mogućnosti u području usluge koje vladina agencija to zahtijeva. Istražite i konkurenciju. Federalne vladine agencije moraju objaviti svoje zahtjeve na Federalnoj internetskoj stranici za poslovne prilike - FedBizOpps, za kratko (fbo.gov). Pod karticom "Zainteresirani dobavljači" na objavljivanju zahtjeva pronaći ćete popis potencijalnih izvođača i dobavljača. Sve tvrtke navedene pod tom karticom ne smiju dostavljati prijedloge ugovora; međutim, to je dobar početak za razumijevanje tko je vaša konkurencija.
Prijedlog ugovora Uzorno pismo
Jedan od ključnih koraka u podnošenju prijedloga pobjedničkog ugovora je naručivanje komponenti vašeg prijedloga. Za mnoga poslovna izvješća, sažetak se izrađuje tek nakon što se završi "meso" izvješća. Ta ista praksa je mudra za izradu pisma prijedloga ugovora. Razmislite o pismu prijedloga ugovora kao izvršnom sažetku - pripremite nacrt izjave koju koristite za sve svoje prijedloge ugovora, ali sačuvajte poboljšanje za posljednji korak u pisanju prijedloga ugovora.
Većina prijedloga ugovora za vladu elektronski se prenosi. Stoga, uzorak pisma prijedloga ugovora samo je poruka e-pošte koja kaže nešto slično: "ABC Consulting sa zadovoljstvom šalje priloženi odgovor na RFP # 0000, koji uključuje tehnički pristup, cijene i biografije ključnog osoblja ABC-a. prijenos." Razlog zbog kojeg želite potvrdu primitka je da osigurate da imate dokaz da ste podnijeli prijedlog do roka. Međutim, uvođenje pobjedničkog prijedloga ugovora više je od prijedloga pisma nego od slanja e-pošte.Prvi dio vašeg prijedloga ugovora trebao bi sadržavati osnovne informacije o Vašoj tvrtki, usluge koje vaša tvrtka pruža i ukratko navesti razlog zašto ste kvalificirani izvođač ili dobavljač. Evo primjera uvoda koji služi kao pismo prijedloga ugovora:
ABC Consulting (ABC) je 8 (a), ekonomski ugrožena, žena u vlasništvu male tvrtke (EDWOSB) s poslovnom misijom pružanja vrhunskih rješenja usmjerenih na klijenta, fleksibilnosti i inovacija. Surađujemo s našim klijentima kako bismo procijenili njihove osnovne ciljeve i pružili isplativa, učinkovita i usmjerena rješenja. ABC menadžment tim ima preko 150 godina kombiniranog iskustva upravljanja usmjerenog na jedinstvene aspekte saveznih ugovora. Uz naše iskustvo u upravljanju zakonima i programima, ABC nudi stručnost industrije s praktičnim iskustvom i znanjem našim klijentima savezne vlade.
ABC je doživio ogroman rast u posljednjih nekoliko godina, ostvarujući prosječni rast od 25 posto godišnje. Naš eksplozivni rast pripisujemo našoj nepokolebljivoj predanosti kvaliteti. Koristimo najbolje industrijske prakse za upravljanje malim i složenim projektima. Naše metodologije kontrole kvalitete uključuju analize za: 1) definiranje strategija upravljanja i ciljeva programa u mjerljivim, mjerljivim terminima, 2) provedba sustava i postupaka za praćenje izvedbe sustava u odnosu na specifične ciljeve i 3) osiguravanje da se povratne informacije o uspješnosti dostavljaju upravi programa i zaposlenicima kako bi se poboljšalo planiranje i primijeniti naučene lekcije. Povećavamo naše metodologije kvalitete s rješenjima za upravljanje rizicima kako bismo smanjili vjerojatnost i utjecaj pogrešaka kroz sustave profesionalnog odgovora na rizike.
Naša korporativna infrastruktura osmišljena je kako bi pružila visokokvalitetne usluge našoj poslovnoj bazi koja se brzo širi. Naše rukovodstvo na višoj razini zajednički funkcionira kao potpuna podrška našem programskom osoblju, a ne kao tipični “menadžeri” koji diktiraju postupke, procese ili korporativne politike. Viši menadžment ABC-a djeluje kao temelj za pružanje cjelokupne korporativne podrške i resursa osoblju programa koji izravno podržava naše klijente. Razumijemo potrebe i prioritete naših klijenata i upravljamo svojim resursima kako bismo podržali njihove ciljeve.
Iskoristit ćemo naše prošle uspjehe, stručnost i najbolje prakse kako bismo osigurali ime agencije za umetanje iz vladine ponude raznim inicijativama za organizacijski razvoj. Inicijative za organizacijski razvoj koje dizajniramo poboljšat će individualne i timske performanse. Ishod naših inicijativa povećat će angažman zaposlenika kroz učinkovitu komunikaciju, suradnju i izgradnju konsenzusa. ABC Consulting ima pozadinu, obuku, kvalifikacije i stručnjake kako bi uspješno isporučio široku paletu usluga za ljudski kapital koje se zahtijevaju u Izjavi o radu (PWS).
